داشبورد منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی به عنوان یک ابزار تحلیلی پیشرفته، از تجسم داده های تعاملی برای ارائه معیارهای مهم منابع انسانی استفاده می کند. هدف اصلی آن، بهبود فرآیندهای بخش منابع انسانی، بهینه سازی مدیریت محل کار و بهبود عملکرد کلی کارکنان است.

مانند سایر بخش‌های تجاری، منابع انسانی به تدریج در حال تبدیل شدن به یک عملکرد داده محور است. با وجود انبوهی از شاخص‌های عملکرد کلیدی منابع انسانی (KPI)، هدف، انتقال از گزارش‌دهی صرف به استفاده مؤثر از تجزیه و تحلیل داده ها است.

این امر به شرکت‌ها و مدیران امکان می‌دهد تا عملکرد کارکنان را نظارت و پیش‌بینی کنند، و تصمیم‌گیری آگاهانه برای استعدادها بگیرند.

با اتخاذ یک داشبورد آنلاین حرفه ای، متخصصان منابع انسانی توانایی نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان و فرآیندهای مدیریت استعدادها را به دست می آورند.

در این مقاله قصد داریم هر آنچه را که باید در مورد داشبورد منابع انسانی بدانید را به شما بگوییم.

داشبورد منابع انسانی چیست؟

داشبورد منابع انسانی به عنوان ابزار هوش تجاری برای نظارت، تجزیه و تحلیل و ارائه شاخص‌های عملکرد کلیدی منابع انسانی (KPI) عمل می‌کند.  این داشبوردهای تعاملی از یک پلت فرم تجزیه و تحلیل منابع انسانی استفاده می کنند. که امکان یکپارچه سازی داده ها از بخش های مختلف را فراهم می کند. و کاوش عمیق داده را مستقیماً در داشبورد ارائه می دهد. این ابزار می‌تواند سرعت و دقت فرآیند گزینش و استخدام را افزایش دهد. و مدیریت محل کار را ساده‌تر کند و عملکرد کارکنان را افزایش دهد.

شاخص های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators (KPIs)) و معیارهای داشبورد منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی باید معیارهای ضروری را در خود داشته باشد تا یک نمای کلی سازمانی را ارائه دهد. برخی از معیارهای رایج برای داشبورد منابع انسانی عبارتند از:

جنسیت

تمایز جنسیتی به عنوان یک عامل مهم برای کاوش در داده ها عمل می کند.

سن

در نیروی کار چند نسلی امروزی، سن اهمیت زیادی پیدا کرده است و نقش مهمی در برنامه ریزی استراتژیک محل کار و برنامه ریزی جانشین پروری ایفا می کند. سازمان هایی که هدفشان نوآوری و بازسازی است، اغلب سن را به عنوان یک نقطه کانونی در اولویت قرار می دهند.

سطح تحصیلات

سطح تحصیلات باید بر اساس در دسترس بودن و ارتباط آن با اهداف کلی سازمان باشد. در غیر این صورت، ممکن است در داشبورد HR به یک “متریک بدون استفاده” تبدیل شود.

نوع عملکرد

معیارهایی مانند نوع عملکرد یا خوشه‌های عملکرد به تمایز گروه‌های مختلف در شرکت کمک می‌کنند. به عنوان مثال می توان به مدیریت عالی، مدیریت میانی، پرسنل تولید و کارکنان پشتیبانی اشاره کرد.

معادل تمام وقت ((FTE) Full Time Equivalent)

FTE نشان دهنده ساعات کار یک کارمند به صورت تمام وقت است. تعداد FTE ها معمولاً کمتر از تعداد کل کارکنان است، به خصوص زمانی که کارگران پاره وقت در سازمان حضور دارند. FTE اندازه گیری دقیقی از حجم کار کل سازمان را ارائه می دهد و کارکنانی که کمتر از ۱ FTE کار می کنند، کارگران پاره وقت محسوب می شوند.

کارکنان فعال

این معیار تعداد کارکنانی را که به طور فعال در سازمان مشغول به کار هستند را نشان می دهد.

نرخ گردش مالی

گردش مالی تعداد و/یا درصد کارکنانی را نشان می دهد که در دوره قبل شرکت / سازمان را ترک کرده اند.

استخدام های جدید

این معیار تعداد و/یا درصد کارکنان جدیدی را نشان می دهد که در سال گذشته به سازمان پیوسته اند.

میزان غیبت

این معیار میانگین درصد غیبت کارکنان در دوره قبل را نشان می دهد. نمایش دیگری از این معیار، مجموع روزهای غیبت هر کارمند است.

هزینه غیبت

یک معیار استاندارد نیست، یک ارزش مالی به نرخ غیبت فوق الذکر می دهد و آن را ملموس تر می کند.

هزینه کار

هزینه کار شامل کل مبلغی است که یک سازمان به نیروی کار خود می پردازد. از جمله میتوان مزایای کارکنان و مالیات بر حقوق و دستمزد اشاره کرد. می توان آن را به هزینه های مستقیم و غیر مستقیم تقسیم کرد. هزینه های مستقیم مربوط به کارکنانی است که در فرآیند اولیه مشارکت دارند، به عنوان مثال کارگران خط مونتاژ جزء هزینه های مستقیم هستند.

هزینه های غیرمستقیم را نمی توان به طور مستقیم به سطح خاصی از تولید نسبت داد،به عنوان مثال، پرسنل امنیتی که از کارخانه محافظت می کنند.

هزینه آموزش

هزینه آموزش مجموع هزینه های انجام شده توسط یک شرکت برای آموزش نیروهای جدید و نیروی کار موجود را نشان می دهد.

هزینه استخدام

این معیار شامل هزینه های کلی تلاش‌های استخدام نیروی جدید است.از جمله هزینه‌های مربوط به آگهی‌های شغلی و در برخی موارد، از دست دادن بهره‌وری است. هزینه استخدام فراتر از این عوامل است. مانند هزینه زمان مدیریت درگیر در انتخاب و آموزش، و همچنین فرسودگی و مدت زمانی که یک کارمند در یک موقعیت باقی می ماند.

زمان تا پر کردن (Time To Fill)

زمان تا پر کردن به تعداد روزهای بین در دسترس شدن یک موقعیت و پذیرش آن توسط نیرو جدید اشاره دارد. این معیار می تواند بسته به نوع شغل به طور قابل توجهی متفاوت باشد. به عنوان مثال، توسعه دهندگان نرم افزار، تحلیلگران داده های بزرگ و فروشندگان بسیار ماهر اغلب در مقایسه با بازاریابان سطح ابتدایی، چالش های بیشتری را در استخدام ایجاد می کنند.

این فهرست قطعاً جامع نیست و معیارهای دیگر را می توان بر اساس الزامات سازمانی خاص گنجاند.

تجزیه و تحلیل داشبورد منابع انسانی

کارکردهای داشبورد منابع انسانی

داشبوردهای منابع انسانی چندین هدف حیاتی را برای بخش منابع انسانی دنبال می­کنند.

 شناسایی نقاط قوت و ضعف

داشبوردهای منابع انسانی با ادغام و ارائه معیارهای کلیدی که به طور قابل توجهی بر موفقیت سازمانی تأثیر می‌گذارند، به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کنند.

تسهیل تصمیم‌گیری

داشبوردهای منابع انسانی که مملو از اطلاعات ارزشمند هستند، نقشی محوری در تصمیم‌گیری استراتژیک مبتنی بر داده ایفا می‌کنند. و متخصصان منابع انسانی را برای انتخاب آگاهانه توانمند می‌سازند.

ارائه تجزیه و تحلیل منابع انسانی

فناوری مدرن منابع انسانی قابلیت های پیشرفته ای را ارائه می دهد، که به متخصصان منابع انسانی در کشف بینش های ارزشمند، شناسایی روندها کمک می کند.

 تضمین شفافیت

داشبوردهای منابع انسانی اطلاعات ضروری را در قالبی قابل درک ارائه می دهند. و به تصمیم گیرندگان و ذینفعان دیدی جامع از فعالیت ها و سلامت کلی سازمان ارائه می دهند.

مدیریت اطلاعات شخصی

در عملیات روزانه، بخش منابع انسانی مسئول جمع آوری و سازماندهی اطلاعات شخصی کارکنان، به ویژه تجربه کاری و الگوهای ترک کار است. این داده‌ها نقش مهمی در توانمندسازی منابع انسانی برای تصمیم‌گیری آگاهانه درباره استخدام دارند. و در عین حال اثربخشی، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی را افزایش می‌دهند.

اگر شما استخدام‌کننده‌ای هستید که داشبورد منابع انسانی را بررسی می‌کنید، می توانید رویکرد منطقی تری برای شناسایی استعدادهای مناسب و قرار دادن آن ها در موقعیت های مناسب اتخاذ کنید.

به عنوان مثال تجزیه و تحلیل منابع انسانی نشان می دهد که افراد بین ۲۳ تا ۲۵ سال تمایل بیشتری به جستجوی فرصت های تبلیغاتی یا دستمزد بالاتر در جاهای دیگر دارند. می توانید برای کاهش گردش مالی به این گروه توجه ویژه ای داشته باشید.

داشبوردهای منابع انسانی بینش های بی نظیری را ارائه می دهند. و به تیم منابع انسانی قدرت می دهند تا استراتژی های استخدام و حفظ نیرو را توسعه دهند که در عین به حداقل رساندن هزینه ها، کارکنان واجد شرایط را جذب کند.

داشبورد نظارت بر عملکرد عمومی

در بسیاری از سازمان ها، معمولاً از کارکنان خواسته می شود که عملکرد خود را به صورت فصلی یا سالانه برای ارزیابی ارائه دهند.  اغلب این گزارش ها، به شکل اسلاید یا PDF ارائه می­ شود. و ساخت داشبوردها از این اسناد پر زحمت و وقت گیر است. برای مقابله با این چالش، داشبورد منابع انسانی می‌تواند نمای جامعی از عملکرد کارکنان با معیارهای کلیدی خاص به شکل گرافیکی ارائه کند.

نمایش هزینه ها و پرداختی ها

با کمال تعجب، هزینه های استخدام برای شرکت ها اغلب از برآوردهای اولیه فراتر می رود. بخش منابع انسانی مسئول گزارش تمام این هزینه ها به بخش مالی است. علاوه بر این، متخصصان منابع انسانی وظیفه ارائه بازخورد عملکرد کارکنان و ایجاد ساختارهای حقوق و دستمزد منصفانه را دارند.

این امر مستلزم جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف، مانند سوابق حقوق، اطلاعات مزایا، و فاکتورها و یکپارچه کردن آن ها است. این فرآیند زمانبر است.

داشبورد منابع انسانی به عنوان وسیله ای برای سازماندهی و ارائه تمام داده های ضروری مربوط به هزینه ها و پرداخت های عمل می کند. از طریق داشبورد کارآمد منابع انسانی، تیم منابع انسانی می تواند به طور موثر اطلاعات مربوط به هزینه های استخدام، حقوق، پاداش، جریمه ها و سایر جزئیات مالی را به موقع جمع آوری کند. این به مدیران عامل و مدیران منابع انسانی قدرت می دهد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند.

چگونه یک داشبورد منابع انسانی موثر ایجاد کنیم؟

هنگام طراحی داشبوردهای منابع انسانی، داشتن درک روشنی از اطلاعاتی که باید گنجانده شود، بسیار مهم است. به عبارت دیگر، محتوای داشبورد باید با نیازهای خاص مخاطبان مطابقت داشته باشد. بسته به اهداف خود، می توانید اطلاعات مرتبط را در یک داشبورد ادغام کنید یا بخش های مختلف را جداگانه ارائه دهید. با این حال، به خاطر داشته باشید که اطلاعات ارائه شده در داشبورد نقش مهمی در فرآیند تصمیم گیری ایفا می کند. بنابراین، تنظیم تمام اطلاعات لازم به صورت مختصر، واضح و قابل درک ضروری است.

پیام های واضح منتقل کنید

ارائه پیام های واضح در داشبورد منابع انسانی حیاتی است. از ارائه اطلاعات غیر شفاف خودداری کنید. تمام اطلاعات موجود در داشبورد باید به هم مرتبط باشند. علاوه بر این، اطلاعات نمایش داده شده باید مختصر و دقیق باشد. از درج هرگونه اطلاعاتی که ممکن است گمراه کننده باشد خودداری کنید.

ارائه اطلاعات دقیق

هنگام انتخاب داده ها برای درج در داشبورد احتیاط کنید. داده های نادرست می تواند برای کارکنان ناعادلانه باشد. اطمینان حاصل کنید که داده ها به طور مرتب به روز می شوند، تا تازگی خود را حفظ کنند.

داده‌های استاتیک و قدیمی در داشبوردهای منابع انسانی شکاف‌های اطلاعاتی ایجاد می‌کنند. و می‌توانند بر ارزیابی کارمندان و بخش‌ها تأثیر بگذارند. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند روزانه داشبورد تولید کنند. در حالی که برخی دیگر به روز رسانی های هفتگی را انتخاب می کنند. تعداد دفعات به روز رسانی باید بر اساس نیازهای خاص شما باشد.

انتخاب دوره مناسب به روز رسانی برای شناسایی الگوهای منفی قبل از اینکه از کنترل خارج شوند، بسیار مهم است. توصیه می کنیم برای اطمینان از اقدامات پیشگیرانه به موقع، داشبوردها را حداقل ماهانه به روز کنید.

بازخورد به موقع ارائه دهید

پس از سازماندهی تمام اطلاعات و داده ها، توصیه می شود به طور فعال با تصمیم گیرندگان ارتباط برقرار کنید، تا تنظیمات استراتژی لازم را بگیرند.

اگر کارها به خوبی پیش می رود، به اشتراک گذاشتن پیشرفت و ایده ها با کارکنان می تواند به حفظ تعامل و انگیزه آن ها کمک کند.

از نرم افزار داشبورد مناسب استفاده کنید

نرم افزار داشبوردی را انتخاب کنید که برای نیازهای منابع انسانی شما مناسب باشد. نرم‌افزار مناسب می‌تواند فرآیند را ساده‌سازی کند، تجسم داده‌ها را بهبود بخشد و ویژگی‌های تعاملی را برای منابع انسانی مؤثرتر ارائه دهد.