اتوماسیون کنترل تردد مراجعین
چه نوع شرکت یا سازمانی می‌تواند از اتوماسیون کنترل تردد مراجعین استفاده نماید؟
در این مقاله اتوماسیون و سامانه کنترل تردد مراجعین و دلایل لزوم وجود آن در سازمان/شرکت بیان می‌شود. وجود نظم و پی گیری ورود و خروج افرادی که عضوی از یک سازمان نیستند (کنترل تردد مراجعین و مهمانان) همواره یکی از مسائلی است که صاحبان مشاغل و شرکت‌ها با آن مواجه هستند. اداره‌ای را تصور کنید که افراد زیادی در حال رفت‌وآمد در هستند. زمانی که پرسنل مشغول به کار هستند مرتباً ارباب‌رجوع وارد دفتر آنان شده و از مکان و یا حضور سایر پرسنل سؤال می‌پرسد. این مسئله به همین‌جا ختم نمی‌شود؛ تا جایی که ممکن است شخص به قصد سوء وارد شرکت شده و از حضور او در محل اطلاعاتی نیز ذخیره نشود و قابل‌پیگیری نباشد. موضوعاتی از این قبیل همواره مدیران را به یک سیستم اتوماسیون دقیق کنترل تردد مراجعین نیازمند می‌کند. سامانه کنترل تردد مراجعین نیما با ارائه خدمات زیر می‌تواند یکی از بهترین گزینه‌ها برای مدیریت افرادی باشد که به سازمان و یا شرکت شما قصد ورود خواهند داشت.
چرا از سیستم اتوماسیون کنترل تردد مراجعین “نیما” استفاده کنیم؟
علاوه بر امکانات کلی اتوماسیون نیما که برای تمام محصولات آن در نظر گرفته‌شده، موارد زیر این اتوماسیون را منحصربه‌فرد کرده است:
- امکان پیش پذیرش و یا رزرو ملاقات
- ورود ساده اطلاعات
- تنوع پشتیبانی از انواع کارت‌ها و گیت‌ها
- مدیریت و ساماندهی کارت‌های مراجعین
- تنظیم سطح نمایش اطلاعات
- امکان تعریف مکان ملاقات پرسنل
- امکان ورود اجسام و اشیا به همراه مراجعه‌کننده
- امکانات گزارش‌گیری
- فیلتراسیون اطلاعات
- وجود لیست سیاه
امکان پیش پذیرش و یا رزرو ملاقات:
سامانه نیما این امکان را می‌دهد تا بتوان برای کارمندان سازمان/شرکت اجازه پذیرش ملاقات‌ها با هماهنگی قبلی را صادر کند. در این صورت ملاقات شونده و یا مسئول دفتر او می‌تواند ملاقات‌هایی را تعریف و به‌عبارت‌دیگر رزرو نماید. لیست جامع رزرو شامل تمام اطلاعاتی است که برای سازمان/شرکت لازم است: ازجمله
- بیان وسایل مجازی که مراجعه‌کننده می‌تواند به همراه خود داشته باشد.
- ساعت مراجعه
- تعداد افراد و هیئت همراه وی
- تخصیص پارکینگ به مراجعه‌کننده
این سامانه امکان مراجعه و ملاقات‌ها برای کارمندان را نیز میسر کرده است.
هنگامی‌که زمان ملاقات فرابرسد، شخص پذیرشگر و یا نگهبان بدون فوت وقت می‌تواند افراد را راهنمایی کند و مجوز ورود صادر می‌شود.
ورود ساده اطلاعات:
پذیرش مراجعین چه به‌صورت رزرو ملاقات و یا آنی باشد اطلاعاتی را در بردارد که مدیریت داده‌ها و سوابق موجود، دستیابی به این اطلاعات را سهولت می‌بخشد:
الف) امکان ثبت و نگه‌داری تصویر مراجعه‌کننده و مدرک احراز هویت وی:
چنانچه لازم باشد، سامانه قادر به ذخیره‌سازی مستقیم عکس و اسکن تصاویر می‌باشد. تنها لازم است یک وب کم و یک اسکنر به سیستم پذیرشگر متصل باشد.
ب) احراز هویت مراجعین: چنانچه فرد سابقه ورود به سازمان/شرکت را داشته باشد پس از ورد کد ملی شخص اطلاعات وی نمایش داده خواهد شد. برای سهولت ورود داده‌ها، استفاده از بارکد خوان به جهت بازیابی اطلاعات نیز قابل‌استفاده خواهد بود.
پذیرش مراجعین چه به‌صورت رزرو ملاقات و یا آنی باشد اطلاعاتی را در بردارد که مدیریت داده‌ها و سوابق موجود، دستیابی به این اطلاعات را سهولت می‌بخشد:
الف) امکان ثبت و نگه‌داری تصویر مراجعه‌کننده و مدرک احراز هویت وی:
چنانچه لازم باشد، سامانه قادر به ذخیره‌سازی مستقیم عکس و اسکن تصاویر می‌باشد. تنها لازم است یک وب کم و یک اسکنر به سیستم پذیرشگر متصل باشد.
ب) احراز هویت مراجعین: چنانچه فرد سابقه ورود به سازمان/شرکت را داشته باشد پس از ورد کد ملی شخص اطلاعات وی نمایش داده خواهد شد. برای سهولت ورود داده‌ها، استفاده از بارکد خوان به جهت بازیابی اطلاعات نیز قابل‌استفاده خواهد بود.
تنظیم سطح نمایش اطلاعات:
چنانچه فرد در سازمان یک پست سازمانی داشته باشد، سیستم دستیابی منعطف سامانه نیما به او این امکان را می‌دهد که بتواند تمام اطلاعات زیر دسته‌های خود را مشاهده کند. امکان فیلتر کردن داده‌های نمایشی بر حسب مکان و ساختمان مورد نظر فرد دارای پست سازمانی به او امکان مشاهده و بررسی دقیق‌تر جزییات را خواهد داد.
مدیریت و ساماندهی کارت‌های مراجعین:
از طریق افزونه موجود در این سیستم، کاربر می‌تواند کارت‌های مجزا برای هر موقعیت ورودی در ساختمان را معرفی کند.
امکان تعریف مکان ملاقات پرسنل:
یک سازمان بزرگ با درب‌های ورودی متعدد می‌تواند منجر به سردرگمی مراجعه‌کننده شود. درحالی‌که این مشکل با بیان مکان ملاقات هر ملاقات شونده برطرف خواهد شد.
امکان ورود اجسام و اشیا به همراه مراجعه‌کننده:
اگر سازمان/شرکت شما، خطوط قرمزی برای ورود اشیا دارد، این امکان و اجازه به مراجعه‌کننده داده شده که بتواند وسایل مجاز را ضمن ثبت در حین ملاقات به همراه داشته باشد؛ اما این وسایل چه مواردی هستند؟ هر آنچه شما بخواهید، تحت مدیریت پویای شما. برای یک شرکت گاهی ورود یک تلفن همراه مخاطره‌آمیز خواهد بود درحالی‌که برای شرکت دیگر ورود بسته‌های لوازم اداری نیز نیاز به بررسی دارد. به دلیل طیف وسیع وسایل هر سازمان می‌تواند وسایل منتخب خود را ایجاد و کنترل نماید.
امکانات گزارش‌گیری:
سوابق شخص مراجعه‌کننده در سیستم ذخیره خواهد شد و کاربر قادر خواهد بود با امکانات متنوع گزارش‌گیری، از لیست و سایر پارامترهای ملاقات‌ها اطلاع داشته باشد.
گزارش‌های داده‌ای و گرافیکی متنوع موجود، اعم از تعداد ملاقات‌ها، بازه‌های زمانی ملاقات و ملاقات‌های هر مراجعه‌کننده و … امکان بررسی و درک اطلاعات سازمان/شرکت را سهولت بخشیده‌اند.
فیلتراسیون اطلاعات:
در هر قسمت از این سامانه، اطلاعات بسته به سطح دسترسی افراد و همچنین تعیین پارامترهای نمایشی قابل فیلترسازی خواهند بود.
وجود لیست سیاه:
سامانه کنترل تردد مراجعین نیما به شما این امکان را می‌دهد تا از ورود افرادی که مجاز نیستند ممانعت به عمل آید.
آیا می‌توان اتوماسیون کنترل تردد مراجعین را مستقل از سایر سامانه‌های نیما سفارش داد؟
- بله، این اتوماسیون می‌تواند به صورت مستقل و یا همراه با سایر سامانه‌های نیما، بهره‌برداری شود.
آیا می‌توان لیست افرادی که منتظر ورود آن‌ها به سازمان/شرکت هستیم ولی هنوز مراجعه نکرده‌اند را مشاهده کرد؟
- شما می‌توانید اطلاعات پیش‌پذیرش‌هایی که مراجعه نکرده‌اند را در هر روز مشخصی که نیاز دارید مشاهده کنید. نام و اطلاعات مراجعین غایب به همراه نمودارهای گرافیکی از وضعیت روزانه ملاقات‌ها از مزایای داشبورد کنترل تردد مراجعین می‌باشد.
آیا مراجعه‌کننده می‌تواند از سایر امکانات سامانه نیز استفاده کند؟
آیا مراجعه‌کننده می‌تواند از هر گیت عبور و مرور تردد داشته باشد؟
- خیر. تنها گیت‌های مجاز از طریق سامانه با شناسایی شماره کارت مراجعه‌کننده به وی اجازه ورود خواهند داد. این موضوع باعث می‌شود تا افراد حتی با در دست داشتن کارت، نتوانند از گیت‌های حساس عبور کنند.
آیا می‌توان نسبت به انجام ملاقات برای یک سری از کارمندان جلوگیری کرد؟
- بله، هر پرسنل درصورتی‌که اجازه پذیرش آنی و یا ملاقات با وقت قبلی را داشته باشد، تنها مجاز به برگزاری ملاقات خواهد بود.
چگونه می‌توان از مراجعینی که از شرکت هنوز خارج نشده‌اند اطلاع یافت؟
- لیست پذیرش وضعیت تمام پذیرش‌ها را دسته‌بندی می‌کند و نمایش می‌دهد. مراجعات جاری یکی از این فیلترهاست که نشان‌دهنده ملاقات‌هایی است که تائید نشده‌اند و یا خاتمه نیافته‌اند.
آیا راهکاری برای اطمینان از انجام شدن ملاقات و پذیرش مهمان وجود دارد؟
- فرد مراجعه‌کننده به سازمان برای خروج، لازم است که تأییدیه‌ای از سمت ملاقات شونده داشته باشد. پس از انجام ملاقات، پرسنل مجاز باید تائید ملاقات را صادر کنند.
آیا می‌توان از خروج یک مراجعه‌کننده از سازمان ممانعت کرد؟
- بله. لیست سیاه همواره برای افرادی که قصد پذیرش آن‌ها را دارید تا زمانی که از گیت‌های خروج رد نشده باشند چک خواهد شد.
چنانچه زمان ملاقات برای فردی تعیین‌شده باشد اما وی در آن بازه زمانی مراجعه نکند چه اتفاقی رخ خواهد داد؟
- سامانه نیما در این زمینه منعطف بوده و بسته به درخواست مشتری، سامانه را برای این موضوع پیکربندی خواهد کرد. در حالت اول تنها پیام هشدار نمایش داده شده و شخص پذیرش می‌شود و در حالت دوم از پذیرش شخص جلوگیری خواهد شد.
آیا گزارشی در مورد تعداد ملاقات‌ها بر حسب پرسنل ملاقات شونده وجود دارد؟
- شما می‌توانید هرگونه اطلاعاتی که از پذیرش‌های منتسب به هر پرسنلی که مدنظرتان هست را در هر بازه زمانی مشاهده کنید.
سامانه کنترل تردد مراجعین و مدیریت تردد مهمانان نیما، تمام امکانات بیان‌شده را برای رفع نیازهای سازمان‌های متفاوت در نظر گرفته است. این سامانه با بهره‌گیری از امکانات عمومی نرم‌افزار نیما، می‌تواند یک سامانه یکپارچه‌ای را فراهم سازد تا مخاطبین خود را به انتظارات آن‌ها ازنظر کیفیت، امنیت و جامعیت برساند. کارشناسان ما منتظر تماس شما برای ارسال دمو و یا تشریح مفصل‌تر سامانه هستند.