نرم‌افزار حضور و غیاب نیما
نرم‌افزار حضور و غیاب چیست؟
نرم‌افزار حضور و غیاب سیستمی هوشمند است که ورود، خروج، تأخیر و غیبت کارکنان را به‌صورت خودکار ثبت و کنترل می‌کند. مدیر بدون پیگیری دستی می‌بیند چه کسی در محل کار است، چه کسی دیر آمده و چه کسی غیبت داشته است.
این نرم‌افزار به دستگاه‌های ثبت تردد وصل می‌شود و داده‌ها را خودکار جمع می‌کند. بنابراین نیازی به ردیابی دستی یا کنترل مداوم کارکنان نیست.
نرم‌افزار حضور و غیاب نیما محصول شرکت مهندسی رایانه امین است. علاوه بر کنترل زمان رفت و آمد، مرخصی و ماموریت، شیفت و اضافه‌کاری را هم مدیریت می‌کند. نتیجه برای محاسبه حقوق ماهانه آماده می‌شود.
نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می کند؟
نرم‌افزار حضور و غیاب به دستگاه‌های ثبت تردد وصل می‌شود و ساعات کاری کارکنان را کنترل می‌کند. ورود، خروج و تردد هر فرد ثبت می‌شود و خودکار به نرم‌افزار می‌رسد. کنترل‌کننده حضور و غیاب دیجیتال همین کار را سریع و قابل‌اعتماد انجام می‌دهد.
۱. شناسایی و ثبت تردد
کارمند هنگام ورود و خروج، خودش را به دستگاه حضور و غیاب الکترونیکی معرفی می‌کند. این کار با رمز عبور، شناسایی بیومتریک (مثل اثرانگشت) یا کارت شخصی انجام می‌شود. پس از شناسایی، نام کارمند در فهرست ثبت‌شده‌ها می‌آید.
۲. ذخیره و ارسال خودکار اطلاعات
داده‌های تردد در دستگاه ذخیره می‌شود و خودکار به نرم‌افزار منتقل می‌شود. نیازی به جمع‌کردن یا وارد کردن دستی اطلاعات نیست.
۳. گزارش و محاسبه کارکرد
نرم‌افزار ساعات کار، اضافه‌کاری، تأخیر و غیبت را محاسبه می‌کند و گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه می‌دهد. در پایان ماه، منابع انسانی اطلاعات مفصل هر کارمند را برای محاسبه حقوق، پاداش و جریمه در اختیار دارد. سیستم کنترل حضور کارکنان شرکت مجموع کارکرد هفتگی، ماهانه و سالانه هر فرد را هم محاسبه می‌کند.
امکانات نرم‌افزار حضور و غیاب
اتصال و مدیریت درخواست‌ها
- سازگاری با انواع دستگاه‌های ثبت تردد (اثرانگشتی، مغناطیسی، بدون تماس و …)
- نظارت مدیران بر تردد پرسنل بر اساس چارت سازمانی
- ارتباط با سامانه‌های اتوماسیون اداری و حقوق و دستمزد
- ارسال پیامک برای اعلام نقص در وضعیت حضور و غیاب و سایر اطلاعات لازم
- امکان استفاده از نسخه اندروید توسط کاربران
- اتوماسیون درخواست و رسیدگی به انواع احکام حضور و غیاب
- کنترل مانده مرخصی و اعلام اخطار در صورت نقض محدودیت‌ها
- تعریف احکام مختلف حضور و غیاب با قابلیت اعمال کنترل‌ها و محدودیت‌های متفاوت
- کارتابل وارده و صادره برای رسیدگی به درخواست‌های کاربران
شیفت، اضافه‌کاری و محاسبات
- تعریف سلسله‌مراتب تأیید احکام بر اساس چارت سازمانی یا تأییدکنندگان دلخواه
- ارسال احکام خاص (مثل اضافه‌کار روزانه و تعویض شیفت) برای تأیید مدیر
- تعریف انواع شیفت و کشیک کاری و شرایط ویژه هر کدام
- تقویم تعطیلات رسمی و اختصاصی
- ثبت مستقیم کارکرد برای پرسنلی که تردد ثبت نمی‌کنند
- محاسبه انواع اضافه‌کاری و مزایا با چارچوب‌های محاسباتی قابل تنظیم
- تعریف مقررات محاسبه کارکرد به‌صورت روزانه، ماهانه و سالیانه
- محاسبه هزینه ایاب و ذهاب، تغذیه و موارد مشابه
- تعریف شب‌کاری، عصرکاری، روزکاری، تعطیل‌کاری و … به‌صورت پارامتریک
گزارش‌گیری
- گزارش‌های کنترلی، روزانه، ماهانه و سالیانه
- گزارش از همه احکام درخواستی پرسنل
- گزارش‌های کیفی و مدیریتی برای مقایسه عملکرد بخش‌های مختلف
- تعریف قالب نمایش، سربرگ و ته‌برگ گزارش‌ها
- شخصی‌سازی گزارش‌ها
- پشتیبانی از زمان شناور (Flexible Time) به‌صورت پارامتریک
روش‌های شناسایی کارکنان در نرم‌افزار حضور و غیاب
ثبت هویت با رمز عبور شخصی
شناسایی با بارکد روی کارت شخصی
شناسایی با کارت RFID، دست‌بند یا سایر دستگاه‌های مغناطیسی
شناسایی با اثرانگشت
در همه این روش‌ها، هر کارمند یک شناسه (ID) منحصربه‌فرد دارد و ثبت تردد او قابل کنترل است. نوع روش شناسایی به دستگاه حضور و غیاب انتخاب‌شده بستگی دارد و نرم‌افزار با همه آن‌ها یکپارچه کار می‌کند. اگر برای سازمان خود مطمئن نیستید کدام روش مناسب‌تر است، با ما مشورت بگیرید.
کارمند از کجا بفهمد تردد او ثبت شده است؟
بعد از شناسایی، صفحه نمایش دستگاه پیامی نشان می‌دهد که ثبت حضور انجام شده است. این پیام یعنی تردد ثبت شده و اطلاعات به نرم‌افزار می‌رود.
دستگاه برگه چاپی به کارمند نمی‌دهد. اگر بخواهد سوابق خود را ببیند، کارمند یا مدیر او می‌تواند وارد نرم‌افزار شود یا از واحد منابع انسانی گزارش بگیرد.
دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب از هر دستگاه مجاز
هر تردد به‌محض ثبت در دستگاه، خودکار به نرم‌افزار حضور و غیاب ارسال می‌شود. مدیران از هر دستگاه مجاز، مثل رایانه یا موبایل، به اطلاعات دسترسی دارند.
نرم‌افزار ساعات کار هر ماه و سال هر فرد را خودکار محاسبه می‌کند، پس محاسبه دستی لازم نیست.
نرم‌افزار حضور و غیاب برای چه شرکت‌ها و سازمان‌هایی مناسب است؟
هر شرکت یا سازمانی که بیش از ۱۰ کارگر یا کارمند دارد می‌تواند برای کنترل ورود و خروج افراد از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده کند. ابزار حضور و غیاب الکترونیکی برای شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ مفید است و نظم افراد و عملکرد آن‌ها را در محل کار بهتر می‌کند.
نمونه سازمان‌هایی که از آن استفاده می‌کنند: دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی، شرکت‌ها و کارخانه‌ها.
کاربردهای نرم‌افزار حضور و غیاب نیما
یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران، کنترل کارکرد پرسنل و محاسبه دقیق حقوق و دستمزد است. نرم‌افزار حضور و غیاب بخش بزرگی از این مشکلات را برطرف می‌کند. ثبت خودکار تردد و محاسبه مرخصی، خطای محاسبه و سوءاستفاده از مرخصی و ساعت کار را کم می‌کند و مدیر وقت بیشتری برای کار اصلی دارد.
نرم‌افزار حضور و غیاب نیما، محصول شرکت مهندسی رایانه امین، به مدیران و ادارات اجازه می‌دهد تردد پرسنل را کنترل کنند و قوانین محاسبه حقوق شرکت را در آن پیاده کنند. مدیر می‌تواند اطلاعات کارکرد را ببیند و تصحیح کند، و بر اساس چارت سازمانی، آخرین تردد کارکنان را به‌صورت لحظه‌ای دنبال کند. مهم‌ترین کاربردها این‌هاست:
محاسبه حقوق در سازمان‌های چندبخشی
محاسبه ماموریت و مرخصی
سنجش کارایی پرسنل
سؤالات متداول درباره نرم‌افزار حضور و غیاب
نرم‌افزار حضور و غیاب بهتر است یا دستگاه؟
این دو جایگزین هم نیستند و با هم کار می‌کنند. دستگاه تردد کارکنان را ثبت می‌کند و نرم‌افزار داده‌ها را جمع، محاسبه و گزارش می‌کند. بدون نرم‌افزار، محاسبه دستی ساعات کار زمان‌بر است و خطا دارد.
نرم‌افزار حضور و غیاب برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
برای شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ. هر مجموعه‌ای که بیش از ۱۰ کارمند یا کارگر دارد و می‌خواهد ورود و خروج را کنترل کند، می‌تواند از آن استفاده کند.
آیا اطلاعات حضور و غیاب برای محاسبه حقوق استفاده می‌شود؟
بله. کارکرد، اضافه‌کاری، مرخصی و تأخیر هر فرد در نرم‌افزار محاسبه می‌شود و برای محاسبه حقوق و دستمزد در اختیار منابع انسانی قرار می‌گیرد.
کارمندان با چه روش‌هایی تردد خود را ثبت می‌کنند؟
با اثرانگشت، کارت، بارکد روی کارت شخصی یا رمز عبور. روش شناسایی به دستگاه انتخاب‌شده بستگی دارد.
آیا نرم‌افزار حضور و غیاب نیما نسخه اندروید دارد؟
بله، کاربران می‌توانند از نسخه اندروید استفاده کنند.
می‌خواهید نرم‌افزار حضور و غیاب نیما را ببینید؟
برای شرکت یا سازمان شما کدام روش ثبت تردد و کدام امکانات مناسب‌تر است؟ دمو را درخواست کنید یا برای مشاوره با کارشناسان ما صحبت کنید.