نرم افزار حضور و غیاب در دانشگاه

حضور و غیاب در دانشگاه ها و مراکز آموزشی، اضافه کاری در دانشگاه، مدیریت ژتون و تغذیه دانشگاه، شیفت هیئت علمی، شیفت اداری دانشگاه، مأموریت و مرخصی در دانشگاه، کنترل تردد دانشگاه، نرم افزار پرسنلی دانشگاه را  نرم افزار مدیریت منابع انسانی دانشگاه می گویند.
پکیج کاملی از اتوماسیون حضور غیاب در دانشگاه ها و مراکز آموزشی است.حضور و غیاب در دانشگاه برای پرسنل متناسب با این که کارمند اداری باشند یا استاد متفاوت است. و همچنین برای اساتید حق التدریس و هیات علمی نیز قوانین حضور وغیاب متفاوتی تعریف می‌شود.

راهکار‌های نرم افزار نیما برای دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی

راه حل ها و راهکار های نرم افزار نیما برای دانشگاه ها و مراکز آموزشی در طی سال‌ها تجربه و فعالیت در بین دانشگاه‌های سطح کشور بدست آمد. دانشگاه ها و مراکز آموزشی از جمله سازمان هایی هستند، که معمولا قوانین و آئین نامه های خاصی را برای گروه های مختلف کارکنان خود اعم از پرسنل اداری و اعضاء هیئت علمی، نگهبانی و … دارند.

در ادامه این مقاله به دغدغه‌های موجود حضور و غیاب در دانشگاه‌ها  و مراکز آموزشی می پردازیم.

انواع پرسنل موجود در دانشگاه

در دانشگاه سه نوع پرسنل اداری، شیفتی و اساتید وجود دارد. که هر کدام قوانین و مقررات متفاوتی برای حضور و غیاب در دانشگاه دارند.

پرسنل اداری

پرسنل و کادر اداری طبق قوانین اداره کار، ۸ ساعت کار  از ساعت ۷:۳۰ تا ۱۵:۳۰ دارند. و متناسب با هر دانشگاه این رنج  متغیر و متفاوت است.که این زنج کاری برای شیفت های ثابت طراحی می شود. و حدود مربوط به محاسبه اضافه کار در دانشگاه و مرخصی در دانشگاه و … قابل تنظیم است.

پرسنل شیفتی

کارکنان شیفتی در دانشگاه عمدتا کادر نگهبانی و خوابگاهی هستند. برای برقراری نظم شیفت افراد باید از سیستم حضور و غیاب در دانشگاه استفاده شود. که بتواند شیفت های چرخشی را تعریف و بین افراد مدیریت نماید.  حضور و غیاب دانشگاه ،کسر کار، مرخصی دانشگاه، اضافه کار در دانشگاه و غیره از طریق سازماندهی شیفت افراد قابل مدیریت می باشد.اساتید

اساتید متناسب با این که حق التدریس یا هیئت علمی باشند، قوانین متفاوتی برای حضور و غیاب آن ها  مطرح است.  هر کدام  از آن ها شیفت های متفاوتی دارند. و نرم افزار نیما این تفکیک و انتساب را با ا قابلیت های خود به خوبی سازماندهی و مدیریت می کند.

 

ثبت اطلاعات پرسنل در سامانه نیما

کلیه اطلاعات مربوط به یک شخص از جمله اطلاعات شناسنامه‌ای، اطلاعات تحصیلی، اطلاعات شغلی و … درسامانه نیما قابل تعریف و ویرایش است.

زمانبندی ورود و خروج پرسنل (تعریف شیفت)

در دانشگاه شیفت ‌های مختلف کاری وجود دارد از قبیل شیفت ثابت، شیفت گردشی، شیفت آزاد

شیفت ثابت

شیفت ثابت شیفتی است که به صورت دوره ای تکرار می‌شود.

برای مثال شیفتی که از شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۷ تا ۱۶ است،یک بار در سیستم نیما تعریف می‌شود. و برای روزها و دوره های آتی به صورت سیستمی ایجاد می شود و به آن جدول شیفت می گویند.

شیفت گردشی

شیفتی است که در روز های مختلف هفته ساعت ورود و خروج آن با هم متفاوت است. ولی این تفاوت هم تناوب خاص خود را دارد.در نرم افزار نیما برای این شیفت هم، الگوی اصلی یک بار تعریف می‌شود. و برای دوره های آتی از این الگو کپی بر داری می‌شود.

شیفت آزاد

به شیفتی اتلاق می‌شود که هیچ الگویی برای ورود و خروج در هیچ کدام از روز‌های هفته وجود ندارد؛ صرفا مشخص می‌شود که پرسنل در هفته چند ساعت را باید در دانشگاه حضور داشته باشند. شیفت هیئت علمی عموما از نوع شیفت آزاد است.

شیفت ها در نرم افزار نیما

انواع شیفت‌ها در نرم افزار نیما قابل تعریف و پیاده سازی است. پس از تعریف باید به هر شخصی شیفت کاری متناسب اختصاص یابد. که بر اساس این شیفت، تاخیر، تعجیل، خروج بدون مجوز، کسر کار و … نسبت به زمان ورود و خروج فرد محاسبه می شود. و در اطلاعات حضور و غیاب در دانشگاه نمایش داده می‌شود.

پارامترهای دیگری نیز برای محاسبه حضوروغیاب وجود دارد. ازقبیل تاخیر مجاز، تعجیل مجاز، حد تاخیر، حد تعجیل، زمان شناور و… که در پارامتر‌های شیفت قابل تعریف و تنظیم است.

در زمان تعریف شیفت ساعت شروع و خاتمه وعده غذایی قابل تعریف است. حتی در فصول مختلف می‌توان به کمک شرط برای این فیلد‌ها مقادیر را به صورت اتوماتیک و سیستمی تغییر داد.
در بحث حضور و غیاب پرسنل موارد وسیعی وجود دارد که یکی از آن ها که برای شیفت های نگهبانی و چرخشی بیشتر امکان دارد پیش آید تداوم  است. این امکان به راحتی با چند کلیک قابل اعمال استفاده در نرم افزار نیما بوده و محاسبات حضور و غیاب را برای پرسنلی که شروع کار ان ها در یک روز و خاتمه آن در روز های بعدی است را راحت نموده است.

تاریخچه اطلاعات پرسنل

تاریخچه اطلاعات پرسنل در نرم افزار پرسنلی دانشگاه نیما کاملا قابل مدیریت است و اطلاعات مربوط به تاریخ شروع به کار، تاریخ پایان کار، تاریخ تغییر شیفت و کلیه‌ی اطلاعاتی که مربوط به مشخصات پرسنلی فرد است ثبت شده و قابل ویرایش و دسترسی است.

علاوه بر اطلاعات شخصی، اطلاعات شغلی و اطلاعات تحصیلی افراد را با امکان درج مدارک لازم در نرم فزار پرسنلی دانشگاه نیما وجود دارد.

احکام حضورغیاب پرسنل در دانشگاه

احکام حضورغیاب پرسنل در دانشگاه از قبیل انواع مرخصی‌ های ساعتی و روزانه، انواع ماموریت ساعتی و روزانه، انواع مرخصی استعلاجی، انواع اضافه کاری و … بر اساس قانون کار و تامین اجتماعی و وزارت علوم در سامانه نیما تعریف شده و قابل دسترسی است. از طرفی این امکان در نرم افزار نیما وجود دارد که کاربر ارشد سیستم متناسب با نیاز خود حکمی را تعریف کند و دسترسی آن را برای گروه‌های مد نظر اختصاص دهد.

برای درخواست و ثبت احکام در نرم افزار نیما می‌توان محدودیت های دانشگاه را  تعریف کرد؛ در صورتی که شرایط درخواست حکم برقرار بود حکم ثبت شود در غیر این صورت با یک پیغام مناسب به کاربر اطلاع دهد که امکان ثبت درخواست وجود ندارد. انواع محدودیت های تعداد و مقدار به صورت روزانه، ماهیانه، سالیانه به صورت گروهی و تکی در سامانه احکام نیما قابل تنظیم است.

امکانات

از دیگر امکانات نرم افزار نیما استفاده از فرم با سربرگ دانشگاه برای درخواست احکام پرسنل است. همچنین برای احکامی که پرسنل باید برای آن مستنداتی ارائه دهد امکان افزودن فایل پیوست وجود دارد.
سلسله مراتب تایید احکام پرسنل در سیستم قابل تعریف بر اساس چارت سازمانی و یا به صورت انتخابی و گزینشی قابل تعریف در سطوح مختلف است.
در زمان هایی نیاز هست که برای تمام پرسنل دانشگاه یک حکم مشترک در یک بازه مشخص و مشترک درخواست داده شود؛ این کار برای کاربر ارشد سیستم یا کارمند کارگزینی کاری بسیار سخت و آزار دهنده است و حتی امکان خطا در آن بالا است، نرم افزار نیما ابزارهایی برای این موارد در سیستم ایجاد نموده است که کار را برای کاربر ارشد بسیار سهل نموده است.

در مواقعی پیش می‌آید که کارمندی نیاز به مرخصی دارد در حالی که پست ایشان به هیچ عنوان نباید خالی بماند در این مواقع یکی از راه حل‌ها حکم تعویض شیفت است. که در این حکمئشخص باید جایگزین خود را تعیین نماید تا بتواند شیفت خود را ترک نماید.

مدیریت مرخصی ها از قبیل استحقاق ماه، استحقاق سال، مانده مرخصی ماه، مانده مرخصی سال، ذخیره سنوات سال‌های گذشته و انواع گزارشات مربوط به مرخصی به راحتی قابل دسترسی در سیستم نیما است.

کارمندان دانشگاه برای اضافه کاری قوانین خاص خود را دارند. هر پرسنلی اضافه کارش با محدودیت هایی همراه است.

برای پرسنل اداری قوانین اضافه کار در  دانشگاه بر اساس ساعت خاتمه اضافه کار یا حداقل و حد اکثر اضافه کار قبل و بعد از وقت محاسبه می‌شود. ضرایب محاسبه اضافه کار در دانشگاه در بخش اضافه کاری سیستم قابل ثبت است و حتی میتوان برای آن شرایط محاسباتی تنظیم کرد.

کلیه‌ی محدودیت های مد نظر وزارت علوم در زمینه اضافه کار پرسنل در نرم افزار نیما پیاده سازی شده و قابل تنظیم و استفاده متناسب با نوع پرسنل می‌باشد.

در مواردی نیاز هست برای تایید اضافه کار فرد مدیر بالا دست ایشان اعمال نظر داشته باشند که به وسیله حکم تایید اضافه کار به راحتی انجام می‌شود؛ و حتی مدیر ارشد میتوان بازه ثبت شده توسط پرسنل را ویرایش نماید و کم یا زیاد و سپس تایید و اصلا کل حکم را رد نماید.

کنترل تردد در دانشگاه

کنترل تردد در دانشگاه کنترل تردد در دانشگاه هم برای کارکنان و پرسنل اداری دانشگاه مطرح است، هم برای اساتید و هم برای دانشجویان. مدیریت و سازماندهی پارکینگ‌های موجود در دانشگاه به وسیله نرم افزار پارکینگ نیما بسیار راحت است. به وسیله‌ی دوربین‌های پلاک خوان می‌توان کلیه تردد در دانشگاه را ثبت نمود و مدیریت آن از طریق ثبت تصاویر و انواع گزاررشات لحظه ای و روزانه و ماهیانه قابل انجام و پیگیری است.

گزارشات حضور و غیاب در دانشگاه

پس از ثبت تردد پرسنل و اعمال احکام و کلیه موارد مربوط به اضافه کار و کسر کار و … نیاز به گزارش گیری از آن است. انواع گزارشات روزانه، ماهیانه، سالیانه و … به تفکیک پرسنل یا گروهی و ..  در سامانه نیما پیاده سازی می شود. و به راحتی قابل استفاده و بهره برداری است.

موردی که گزارشات نیما را از سایرین متمایز می سازد امکان ساخت قالب سر برگ و قالب بدنه گزارش توسط کاربر سیستم است، که می‌تواند گزارش را متناسب با نیاز خود تنظیم نماید.

همچنین می‌توان برای گزارش گیری از شرایطی که مد نظر است استفاده نمود. مثلا گزارش بر اساس تاخیر در ماه یا در بازه زمانی مد نظر و…

ژتون غذا

از دیگر موارد مطرح در دانشگاه رزرو غذا و استفاده و مدیریت ژتون است.

نرم افزار نیما با امکان رزرو گروهی و رزرو تکی از طریق اپلیکیشن نیما و همچنین نرم افزار تحت وب ژتون و تغذیه دانشگاه و پیاده سازی قوانین مربوط به هر رستوران در دانشگاه، مدیریت ژتون را برای مسئولین ذیربط بسیار ساده نموده است.

امکان تعریف چند رستوران، تعریف منوی غذا، امکان قیمت گذاری روی هر ژتون متناسب با تعرفه دانشگاه یا آزاد و …، مجوز سرو غذا در هر رستوران متناسب با قوانین تعریف شده و … از دیگر امکانات سیستم اتوماسیون تغذیه دانشگاه نیما است.گردش انبار و مدیریت انبار مواد اولیه رستوران از دیگر موارد تعبیه شده در نرم افزار نیما است.

سایر ویژگی‌های مفید نرم افزار نیما برای دانشگاه ها

در سامانه نیما این امکان لحاظ می شود که اطلاعات حضور و غیاب را به سایر سامانه‌های موجود در دانشگاه از طریق وب سرویس‌های موجود ارسال نماید.

مورد دیگری که در ساختار دانشگاه وجود دارد سطوح مختلف پرسنل است. متناسب با این سطوح، دسترسی ها به منو‌های نرم افزار قابل تنظیم است.

از دیگر ویژگی های مورد نیاز در سیستم حضورغیاب دانشگاه گزارش گیری از اطلاعات پرسنل است. که نرم افزار نیما انواع گزارشات کنترلی را با قابلیت تعریف قالب های مد نظر و اعمال انواع فیلتر در زمان گزارش گیری دارد.

نسخه اندروید نرم افزار نیما از طریق صفحه ورود به نرم افزار و همچنین از طریق لینک داخلی در نرم افزار نیما قابل دانلود است. و می توانید روی گوشی موبایل اندرویدی نصب کنید.

کلیه فعالیت های انجام شده در نرم افزار نیما توسط کاربران سیستم قابل ثبت و پیگیری است. لاگ ثبت شده در سیستم قابل گزارش گیری است. همچنین این امکان وجود دارد که لاگ های مورد نظر را تنظیم کرد و تنها مواردی که برای مسئولین مربوطه قابل اهمیت است را لاگ گیری نمود.

تقویم رسمی کشور در سیستم نیما هر ساله ایجاد و اعمال می‌شود، قابلیتی که این تقویم رسمی دارد و آن را متمایز ساخته امکان ویرایش تقویم رسمی توسط کاربر ارشد سیستم است مثلا در مواردی که در تقویم رسمی کشور تعطیلات رسمی تغییر می‌کند به راحتی با چند کلیک این تغییرات را درسیستم قابل ثبت است.

سخن آخر

شرکت مهندسی رایانه امین با تکیه بر سال ها تجربه در زمینه منابع انسانی به ویژه در حوزه حضور و غیاب دانشگاه ها و مراکز آموزشی نرم افزار یکپارچه منابع انسانی نیما را در اختیار کارمندان بخش کارگزینی و اداری و حقوق و دستمزد قرار می دهد. و درنتیجه تسهیل در امر پر مسئولیت مدیریت حضور و غیاب دانشگاه ها و مراکز آموزشی را فراهم می کند.

برای دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان متخصص ماتماس حاصل فرمایید.