نرم افزار حضور و غیاب سازمان های اداری

ادارات

نرم افزار حضور و غیاب سازمان های اداری متناسب با قوانین مصوب در اداره کل پیاده سازی و استفاده می‌شود.  راهکار‌های “نیما” برای حضور و غیاب سازمان های اداری و سازمان‌های دولتی که عمدتاً به این صورت هستند که اداره کل آن ها در پایتخت قرار گرفته و در هر یک از استان‌ها نیز یک اداره دارند، بسیار جامع بوده و کلیه نیاز‌های ایشان را در قالب نرم افزار یکپارچه منابع انسانی “نیما” مرتفع نموده است. قوانین کلی در این سازمان ها و اداره ها یکسان بوده و کلیه‌ی ارگان‌ های زیر مجموعه‌ی یک اداره کل ملزم به رعایت این قوانین هستند. برای مدیریت این که آیا قوانین اعمال و اجرا می‌شود یا نه، باید یک سیستم یکپارچه به صورت تجمیعی داشته باشیم که این امکان را “نیما” برای ارائه و خدمات رسانی روانه بازار نرم افزار‌های منابع انسانی کرده است.

ضمن آنکه تعدد آئین نامه های داخلی و تغییرات دائمی آنها یکی از معضلات کارکنان بخش اداری سازمان ها در محاسبه کارکرد و ارائه گزارشات خاص به مسئولین و مدیران است. شرکت مهندسی رایانه امین نرم افزار نیما را با راهکاری اختصاصی برای پوشش حداکثر این گونه نیازمندی ها تولید نموده و در اختیار کاربران عزیز قرار داده است.

 

اطلاعات پرسنلی در سازمان های اداری

 اطلاعات پرسنل از قبیل نام و نام خانوادگی (اطلاعات شناسنامه‌ای)، اطلاعات تحصیلی، اطلاعات شغلی، اطلاعات مربوط به وضعیت جسمانی و …. برای هر فرد در سازمان های اداری باید به صورت سیستمی قابل ثبت و دسترسی باشد. کلیه موارد ذکر شده‌ی بالا در نرم افزار نیما قابل انجام بوده و حتی امکان الحاق مدارک تحصیلی فرد، الحاق و نمایش عکس پرسنل در سیستم وجود دارد. تاریخ استخدام و تاریخ خاتمه کار، شیفت ادارات، رده سازمان های اداری و … جز اطلاعات شغلی محسوب شده و به صورت ثبت تاریخ برای هر فیلد به صورت مجزا در سیستم قابل ذخیره و آرشیو می‌باشد.

اطلاعات پرسنلی

حضور و غیاب ادارات و سازمان‌های اداری

حضور و غیاب ادارات کارکنان در ادارات و سازمان های دولتی تابع قانون مدیریت خدمات کشوری است. بر اساس این قانون کلیه کارکنان باید ورود و خروج خود را ثبت نمایند. در حال حاضر دستگاه های حضور و غیاب متنوعی برای این منظور در بازار موجود است. بعد از تعریف اثر انگشت افراد یا شماره کارت و یا سایر موارد بیومتریک روی دستگاه ساعت و اختصاص شماره کارت یا شماره پرسنلی فرد در دستگاه هر زمان که پرسنل پانچ بزنند در دستگاه ساعت ثبت می‌شود. در این زمان دو حالت اتفاق میافتد یکی این که دستگاه تحت شبکه هست و اطلاعات در لحظه خالی می‌شود و در نرم افزار حضور و غیاب ادارات نیما نمایش داده می‌شود، یا به صورت آفلاین در زمان مشخصی ساعت‌ها تخلیه شده و اطلاعات در جداول نرم افزار حضور وغیاب نیما قرار می‌گیرد و قابل مشاهده خواهد بود.

کلیه کارکنان مکلف هستند طبق ساعاتی که برای آن ها تعریف شده در سازمان یا ادراه تردد داشته باشند و حضور پیدا کنند؛ کسر کار پرسنل نسبت به ساعت تعریف شده در سیستم و زمان حضور ایشان در سازمان سنجیده شده و محاسبه می‌شود.

 
تاخیر:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


ورود به محل خدمت بعد از زمان تعریف شده بدون مجوز قبلی تاخیر بشمار می‌آید و برابر قانون مصوب هیات وزیران با آن برخورد می‌گردد. تاخیر ورود تا ۲ ساعت در طول یک ماه قابل چشم پوشی بوده و جز مرخصی استحقاقی می تواند محسوب شود. تاخیر ورود بیشتر از ۲ ساعت در ماه جز کسر کار محسوب شده و منجر به کسر حقوق دریافتی می‌شود.

 

تعجیل:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

خروج پیش از اتمام زمان تعریف شده برای خروج از سازمان بدون مجوز و هماهنگی قبلی تعجیل بشمار می‌آید و برابر قانون با آن برخورد می‌شود. تعجیل در خروج از سازمان تا دوساعت در ماه قابل اغماض و جز مرخصی استحقاقی محسوب می‌شود. تعجیل در خروج بیشتر از دو ساعت در ماه جز کسر کار بوده و منجر به کسر حقوق مستخدم می‌گردد.

خروج بدون مجوز:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

بازه ی زمانی بین خروج در زمان موظف مستخدم بدون هماهنگی قبلی و ورود مجدد به اداره یا سازمان بدون هماهنگی قبلی را خروج بدون مجوز گفته و جز کسر کار به حساب می‌آید و منجر به کسر حقوق مستخدم می‌گردد.

 

کلیه موراد مطرح شده در بالا در نرم افزار یکپارچه منابع انسانی نیما پیاده سازی شده و قابل استفاده به شرح زیر است:

ساعت تعیین شده در قالب شیفت اداره در نرم افزار نیما تعریف شده و به افراد اختصاص می‌یابد. کلیه شیفت‌های اداره در این سیستم قابل تعریف بوده و به صورت تکی و یا گروهی قابل انتساب به افراد می‌باشد. هر شیفت اداره از تاریخی که در سیستم توسط کاربر مربوطه برای مستخدم ذخیره می‌شود به شخص منتسب شده و تاخیر، تعجیل، خروج بدون مجوز، کسر کار، غیبت، اضافه کاری  و غیره بر اساس پارامتر‌های شیفت محاسبه می‌شود.

موارد دیگری برای توبیخ بی نظمی در ادارات وجود دارد که همگی از طریق ابزار های ساده و راحتی که در این سامانه وجود دارد قابل پیاده سازی و بهره برداری می باشد. همچنین پارامتر هایی که منجر به تشویق مستخدم می شود در این سامانه قابل تنظیم و بررسی است.

دیگر راهکار ها

در موضوع تاخیر و تعجیل و غیبت متناسب با ورود و خروج پرسنل به ادارات حدودی تعیین شده که اگر حدود رعایت نشود حضور فرد با غیبت برابر بوده که این موارد هم از طریق شرایط محاسباتی و هم از طریق پارامترهای شیفت ادارات قابل تنظیم و محاسبه می‌باشد.

رعایت نکردن قوانین تردد در سازمان برای مستخدم شامل عواقبی است، که مراحلی دارد، در مرحله اول تذکر شفاهی به مستخدم داده می‌شود و در صورت عدم رعایت مجدد به صورت کتبی به ایشان اعلام شده و درج در پرونده می‌شود کما این که در محاسبهه حقوق و تشویقی سالیانه وی نیز تاثیر دارد. از طریق سامانه پیام کوتاه نیما می توان این موضوع را پیگیری و حتی به صورت اتوماتیک تنظیم کرد در صورت رعایت نکردن قوانین پیام به صورت خودکار برای فرد خاطی ارسال گردد.

انواع شیفت

انواع شیفت ادارات و سازمان‌های اداری

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

در ادارات متناسب با پست مستخدم انواع شیفت کاری وجود دارد که به تعدادی از آن ها در زیر اشاره شده است.انواع شیفت ها

 شیفت روزکار: شیفت روزکار که به آن شیفت اداری نیز گفته می‌شود به شیفتی اتلاق می‌شود که قبل از ظهر شروع شده و تا ۷:۲۰ ادامه دارد؛ که عموما شروع ان ۸ صبح بوده تا ۱۵:۲۰٫

شیفت عصر کار: شیفتی که از ساعت ۱۵:۲۰ تا ۲۲:۰۰ تعریف شده باشد.

شیفت شبکار: شیفتی که از ۲۲:۰۰ تا ۷ روز بعد ادامه دارد.

شیفت گردشی: شیفتی که گردشی بوده و  در هر روز زمان شروع آن متفاوت است ولی سیکل منظم و تکرار شونده‌ای دارد.

کلیه ‌ی شیفت های ادارت، ذکر شده در بالا در نرم افزار نیما با چند کلیک تعریف شده و پارامترهای مربوط به تاخیر، تعجیل، حد کارکرد، ساعت ناهار، ساعت شام و … قابل تعریف و بهره برداری می‌باشد.

 

 

احکام حضورو غیاب و مرخصی ادارات چگونه تعریف می‌شود؟

طبق قوانین مصوب هر فرد در یک سال ۳۰ روز استحقاق مرخصی دارد، که از این ۳۰ روز می‌تواند ۱۵ روز آن را ذخیره نماید و مابقی را استفاده کند ویا سوخت شود. مرخصی روزانه و مرخصی ساعتی از نوع کسر استحقاق بوده به این معنی که با هر بار استفاده از این مرخصی ها از آن ۳۰ روز اولیه کسر شده و مابقی به عنوان مانده مرخصی ذخیره می‌شود. استحقاق سال در هر ماه به صورت برابر پخش می‌شود. در هر سازمانی متناسب با قوانین نحوه استفاده از این استحقاق متفاوت بوده، یا هر فرد فقط در ماه می‌تواند از استحقاق ماهش استفاده کند و بیشتر از آن جز مرخصی بدون حقوق  است و یا امکان استفاده از کل مرخصی را در هر زمان دلخواه دارد.

در هر سازمان و اداره ای علاوه بر احکام نامبرده در بالا احکام دیگری متناسب با نیاز تعریف و استفاده می‌شود.

راهکار نیما

راهکارهای نرم افزار نیما برای احکام بسیار وسیع و منعطف می‌باشد. هر حکمی که نیاز باشد در لحظه با هر نوعی قابل تعریف است. احکام تعریف شده متناسب با گروه‌ها در دسترس قرار می‌گیرد. برای همه‌ی احکام به صورت گروهی و یا به صورت تکی می‌توان سلسله مراتب تایید تعریف کرد و مدیریت گردش احکام فوق العاده راحت و آسان قابل انجام است.

علاوه بر احکام مربوط به مرخصی ادارت احکام ماموریت به صورت روزانه و ساعتی با امکان الحاق فایل ضمیمه وجود دارد؛ علاوه بر فایل ضمیمه در احکام می توان یک یا چند فیلد را به صورت الزامی قرار داد که مستخدم در زمان درخواست ملزم به پر کردن آن باشد.

 

راهکارها

 

احکام کارگزینی

احکام مربوط به کار گزینی با حفظ تاریخچه و همچنین امکان الحاق مستندات مربوطه در بخش اطلاعات شغلی پرسنل در نرم افزار نیما قابل تعریف و استفاده است.

محاسبه اضافه کاری ادارات و گردش لیست مزایا

اختصاص اضافه کاری یا فوق العاده کارایی و لیست مزایا به پرسنل از جمله موارد مطرح در ادارات است. زیر سیستم لیست مزایا و فوق العاده کارایی نیما به صورت سلسله مراتب قابل تعریف و تعیین مقدار اضافه کار توسط مدیران مربوطه می‌باشد. امکان تعیین محدودیت های مقدار برای هر واحد و حتی محدودیت های ریالی در واحد یکی از ویژگی های متمایز زیر سیستم گردش لیست اضافه کاری ادارات نیما به حساب می‌آید.

 

مدیریت تغذیه و ژتون ادارات چگونه است؟

در ادارات و سازمان هایی که تغذیه پرسنل را هم تامین می‌کنند، قوانین  متناسب خود را برای این امر دارا بوده و پرسنل ملزم به رعایت این قوانین هستند. برای مثال پرسنلی می توانند از غذای رستوران استفاده نمایند که در سازمان حضور دارند و این امر با بررسی اطلاعات حضور و غیاب آن فرد انجام می‌شود. برای مدیریت تغذیه و ژتون اداره پارمترهایی اهمیت دارد که با بررسی آن ها می توان رستوران را به بهترین وجه مدیریت نمود. برای رزرو از قبل محدودیت هایی تعریف می‌شود از قبیل ساعت، روز، رزرو در شیفت و… .

اتوماسیون تغذیه و ژتون

علاوه بر قوانین مربوط به رزرو غذا مدیریت مالی تغذیه و ژتون ادارات به این صورت که تعرفه های یارانه‌ای، رایگان وآزاد قابل تعریف و اختصاص به هر غذا باشد در اتوماسیون تغذیه و ژتون نیما قابل استفاده است. برنامه ی هفتگی هر رستوران مشخص بوده و قیمت گذاری ها انجام می‌شود.

نرم افزار اتوماسیون تغذیه و ژتون اداره کلیه‌ی موارد مربوط به تعریف غذا، تعریف منو، تعریف رستوران، ساعت مجاز کار رستوران، تعداد ژتون مجاز هر فرد در روز، مجوز های مربوط به رزرو غذا، مجوز های مربوط به صرف غذا و … را در سیستم پیاده سازی کرده و مدیریت جامع کانتین را بسیار سهل نموده است.

علاوه بر این انواع گزارشات ژتون به تفکیک پرسنل، به تفکیک روز، به تفکیک قیمت قابل ارایه و در دسترسی کاربران سیستم است.

انواع گزارش و نمودار

 

 

محاسبه حقوق ودستمزد بر اساس اطلاعات حضور و غیاب

اطلاعات حضور و غیاب پرسنل بعد از بررسی و محاسبه کارکرد خالص و کسر کار و اضافه کار منجر به پرداخت حقوق پرسنل در ادارات می‌شود. محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل در سیستم نیما قابل انجام از طریق شرایط محاسباتی است؛ ولی در سازمان های بزرگ برای محاسبه حقوق و دستمزد از نرم افزار مجزایی استفاده می‌شود. تیم کارشناسان فنی شرکت مهندسی رایانه امین توانایی تولید انواع وب سرویس ها برای ارتباط با سایر نرم افزار های حقوق و دستمزد را در کمترین زمان ممکن دارد و اطلاعات را به صورت یکپارچه و بدون هیج خطا یا به هم ریختگی اطلاعاتی برای سایر نرم افزار ها ارسال می نماید.

کنترل مراجعین

در ادارات و سازمان‌هایی که امکان مراجعات مردمی هست کنترل تردد مراجعین برای مسئولین ذیربط حائز اهمیت زیادی است.زیر سیستم کنترل مراجعین نیما با امکان ثبت پیش پذیرش و مدیریت و زمانبندی پذیرش ها و ارائه انواع گزارشات از پذیرش های ثبت شده و … به صورت سیستمی امر مدیریت و کنترل مراجعین را به راحتی انجام می‌دهد.  

سایر راه کار های پیشنهادی

گزارش گیری از اطلاعات حضور و غیاب پرسنل شاغل در ادارات یکی از کاربردهای اصلی نرم افزار به حساب می‌آید؛ این گزارشات در سامانه نیما به صورت های مختلفی قابل دسترسی و استفاده است. نرم افزار نیما دارای داشبورد مدیریتی و همچنین داشبورد شخصی است که اطلاعات مربوط به کسر کار، مرخصی ها، ماموریت هاو اضافه کار ها را در قالب گراف هایی که قابل تغییر و ویرایش هستند نمایش می دهد. داشبورد ها به صورت انواع نمودار های آماری از قبیل میله‌ای، لکه گذاری، دایره‌ای و … قابل تنظیم و استفاده است.

نمایش گرافیکی اطلاعات حضورغیاب کاربر پسند تر از اطلاعات عددی نمایشی است، در نرم افزار نیما امکان مشاهده وضعیت حضور و غیاب به صورت نموداری که با رنگ های مختلفی تاخیر، تعجیل، کسر کار و … را نمایش می‌دهد وجود دارد.

از دیگر مواردی که در ادارت دولتی وجود دارد مراسمات روزانه یا دوره‌ای است. نیما مراسمات را به صورت سیستمی تعریف نموده و حضور افراد در مراسم را ثبت و کنترل می نماید؛ در این زیر سیستم تاخیر، تعجیل و غیبت برای هر شماره کارتی که حضورش در مراسم الزامی باشد ثبت می‌شود و در گزارش های مراسمات قابل دسترسی و مشاهده است.

یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار نیما در بخش گزارشات امکان گرفتن خروجی در قالب فرم با سربرگ اداره یا سازمان و همچنین گرفتن خروجی در قالب فایل اکسل و PDF است.

 

سخن آخر

برای یکپارچه کردن و تسهیل محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد و همچنین محاسبه سنوات نیاز به یک نرم افزار همه جانبه و یکپارچه است که کارشناسان شرکت مهندسی رایانه امین با تکیه بر سال‌ها تجربه در این زمینه نرم افزار یکپارچه منابع انسانی نیما را تولید و روانه بازار نموده‌اند. گواه اثبات ادعای ما مشتریان ما هستند که فهرست آن ها را در سایت می توانید مشاهده نمایید.

 برای انتخاب سیستم متناسب با نیاز‌های خود قبل از اقدام به خرید با کارشناسان با تجربه شرکت مهندسی رایانه امین تماس حاصل فرمایید.

 

کلمات کلیدی: حضور و غیاب ادارات،مرخصی ادارات، اضافه کاری ادارات،تغذیه و ژتون اداره، شیفت ادارات

Description : حضور و غیاب ، اضافه کاری، کنترل مراجعین، شیفت بندی، مدیریت پرسنل و بسیاری از دغدغه های مدیریت منابع انسانی در ادارات توسط نرم افزار نیما قابل مدیریت است.

Title : نرم افزار حضور و غیاب  و مدیریت منابع انسانی در ادارات

طول title بین ۵۰ تا ۶۰ کاراکتر صحیح است

با سلام

آقای عسکری لطفا بعد از درج مقاله مرخصی اداره کار در سایت لینک های مربوط به مرخصی ،اضافه کار، شیفت را آپدیت نمایید

با تشکر

 

درخواست دمو