راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب، انتخاب مدیران زبده

با وجود تغییراتی که در سیستم های مدیریتی به وجود آمده است، استفاده از روش های قدیمی و سنتی مدیریت، کمی سخت به نظر می رسد. یکی از مفاهیم مدیریت، مدیریت زمان است که کارفرمایان باید بر آن احاطه کافی داشته باشند و رفت و آمد پرسنل را کنترل کنند. کارفرمایان و مدیران شرکت ها و کارخانه ها، به منظور مدیریت بهینه، وقتی تعداد پرسنل خود و زمان ورود و خروج آن ها را غیر قابل کنترل می بینند، تصمیم به خرید دستگاه حضور و غیاب می گیرند. اما اینکه چه مواردی برای خرید دستگاه حضور و غیاب باید رعایت شود، در ادامه بیان می شود.

انواع دستگاه های حضور و غیاب:

دستگاه حضور و غیاب انواع مختلفی دارد که با توجه به شرایط کاری و محل کار باید یکی از آن ها انتخاب و در محل نصب شود. هر یک از این انواع دستگاه های حضور و غیاب مشخصات و قابلیت هایی دارد که با دیگری متفاوت است و کارفرما با شناخت دقیق این تفاوت ها، میتواند بهترین دستگاه حضور و غیاب را برای محل مدیریت خود در نظر بگیرد.

این دستگاه ها، اغلب به ۳ دسته تقسیم می شوند:

دستگاه های حضور و غیاب کارتی

دستگاه های حضور و غیاب کارتی، نوع قدیمی اما کارآمد دستگاه های حضور و غیاب است که مزایا و معایب زیادی دارد. مهم ترین مزیت این دستگاه ها، سرعت شناسایی کارت توسط دستگاه است که بدین وسیله، دیگر نیاز نیست کارمندان در صف های طولانی بایستند تا ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. این دستگاه ها با کمترین قیمت در دسترس شما قرار خواهند گرفت و ارزانترین دستگاه حضور و غیاب به شمار می رود.

با وجود مزیت های زیاد این دستگاه، معایبی نیز در آن دیده شده که استفاده از آن را کمی محدود کرده است. مهم ترین عیب دستگاه های حضور و غیاب کارتی این است که فرد به وسیله کارت خود شناسایی می شود و اگر روزی کار فراموش شد، هیچ گونه اعتباری در شرکت نخواهد داشت و ساعات کاری او ثبت نخواهد شد. از دیگر مشکلات کار با دستگاه های حضور و غیاب کارتی، این است که ممکن است افرادی سودجو، از همکاران خود بخواهند تا کارت آن ها را نیز همراه با کارت خودشان به دستگاه وارد کنند و ساعاتی دروغین در دستگاه ثبت شود.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک (اثر انگشت و تشخیص چهره)

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک (شناسایی با اثر انگشت و چهره) به نسبت دستگاه های کارتی پیشرفته تر است و بدون شک قیمت بالاتری دارد. اما فراموش نکنید که این دستگاه ها سرعت ثبت پایین تری نسبت به نمونه های کارتی دارند و برای هر محلی مناسب نیستند. برای مثال: در ساعت های پر تردد، اگر تعداد پرسنل شما بیش از ۱۵۰ نفر باشد، بدون شک برای ثبت ساعت ورود و خروج با دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به مشکل برمی خورند؛ زیرا اگر ثبت ساعت توسط هر نفر ۲ ثانیه طول بکشد، تصور کنید در یک زمان مشخص، ۱۵۰ نفر باید از دستگاه استفاده کنند که بدون شک این مسئله باعث بروز مشکل خواهد شد. بنابراین برای حل این مشکل یا کارفرما باید از ۲ دستگاه حضور و غیاب بیومتریک استفاده کند، یا نمونه های دیگری را انتخاب کند.

دستگاه حضور و غیاب انگشتی

بدون شک، وقتی کسی تصمیم به خرید دستگاه حضور و غیاب می گیرد، فروشندگان این دستگاه ها اطلاعات اجمالی راجع به انواع دستگاه های حضور و غیاب را در اختیار او می گذارند اما ما در این جا مهم ترین ملاک هایی که کارفرمایان باید برای خرید به آن توجه کنند را ذکر می‌کنیم:

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

• تعداد پرسنل:

یکی از ملاک هایی که برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید در نظر داشته باشیم، تعداد پرسنل و میزان ورود و خروجشان در هر شیفت می باشد. باید توجه داشته باشیم که برای کارخانه های بزرگ که بالای ۵۰۰ نفر پرسنل دارند، استفاده از یک دستگاه چندان عقلانی نیست و حداقل باید از ۲ دستگاه برای این تعداد استفاده کنند.

• شرایط کاری:

در نظر داشته باشید که شرایط شرکت یا کارخانه شما باید قبل از انتخاب دستگاه حضور و غیاب به طور کامل بررسی شود. برای مثال، اگر کارکنان شما بیشتر در کارهای یدی مشغول به کارند و با گج و سیمان و … در ارتباط هستند، اثر انگشت آن ها پس از مدتی کمرنگ شده و برای استفاده از دستگاه های شناسایی با اثر انگشت با مشکل مواجه می شوند. در چنین مواردی، بهتر است از دستگاه هایی استفاده شود که هم قابلیت خواندن کارت را دارند، هم چهره را شناسایی می کنند. با این کار، از هرگونه سوءاستفاده جلوگیری می‌شود.

• حافظه دستگاه و تعداد تردد قابل ثبت:

هر یک از دستگاه های حضور و غیاب، حافظه مشخصی دارند و اغلب، حافظه آن ها به دو بخش تقسیم می شود؛ یکی برای ثبت کارت ها و اثرات انگشت و چهره ها و دیگری برای ثبت ساعات ورود و خروج آن ها. هرچه تعداد کارتها و مشخصات ثبت شده بیشتر باشد، حافظه و سرعت دستگاه برای ثبت ساعات کمتر می شود.

در بیشتر این دستگاه ها، وقتی یک تردد جدید به آن اضافه می شود، قدیمی ترین تردد در آن حذف می شود. یعنی ممکن است نیاز باشد تا یک تردد بازبینی شود و کارفرما دیگر به آن دسترسی نداشته باشد. پس طبق نیاز و تعداد ترددهای روزانه برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب تصمیم بگیرید. مثلا اگر تعداد پرسنل شما ۶۰۰ نفر است و هر یک ۲بار در روز تردد دارند، ۱۲۰۰ تردد در روز در دستگاه ثبت می شود و حافظه دستگاه در کمتر از ۱۰ روز پر می شود. البته اکثر آن ها به کامپیوتر و اینترنت متصل می شوند و با کابل های USB می توان آن ها را تخلیه نمود.

• باتری دستگاه:

با توجه به اینکه امکان قطعی برق در هر نقطه از دنیا ممکن است، کارفرما باید توجه داشته باشد که دستگاه حضور و غیاب مورد نظر او، حتما از باتری های UPS  برخوردار باشد تا در صورت نیاز بتواند دستگاه را بدون قطعی روشن نگاه دارد. این باتری ها قدرت های مختلفی دارند و خریدار باید از مشخصات آن ها آگاهی داشته باشد.

دستگاه حضور و غیاب ترکیبی ( شناسایی با کارت، اثر انگشت و چهره)