اتوماسیون حضور و غیاب چیست؟

مدیریت نیروی کار، به تنهایی یک فعالیت چند جانبه و زمان ‌بر است اما زمانی که اتوماسیون به آن اضافه می گردد، بسیار راحت ‌تر انجام خواهد شد. اتوماسیون حضور و غیاب در واقع یک سیستم خودکار هوشمند است که اعمالی نظیر حضور، غیبت و یا تاخیر کارکنان در محل کار را کنترل می کند. با پیگیری حضور، غیبت و تاخیر روزانه کارمندان در زمان کار، شما به سرعت و به راحتی می‌توانید مسائل مربوط به نیروی کار شرکت را ببینید و به آن‌ها رسیدگی کنید. این اتوماسیون می تواند زمانی را که کارکنان داخل و یا خارج از سازمان هستند به طور کاملا دقیق نشان دهد به این ترتیب نرم افزار حضور و غیاب به شما این امکان را می‌دهد که نیروی کار خود را به خوبی مدیریت کنید. با کنترل زمان رفت و آمد کارمندان و مشاهده غیبت و تاخیر آنها می‌توانید برای انجام اقدامات انضباطی مناسب دست به کار شوید و یا این که مشوق‌ هایی را برای حضور خوب و وقت‌شناسی کارکنان خود ارائه نمایید.  همچنین با استفاده از این سیستم دیگر نیازی به ردیابی و مدیریت خسته‌کننده کارمندان نیست. نرم افزار حضور و غیاب، با ایجاد دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب کارمندان در بخش ‌های مختلف سازمان، برای مدیران فرصت جمع‌آوری اطلاعات درباره حضور پرسنل و چگونگی ورود و خروج آنها در هر زمان را میسر می سازد. با کمک این سیستم در زمان ورود و خروج هر فرد، تمام مشخصات پرسنل به همراه عکسشان بر روی نمایشگر برای مسئول مربوطه نمایش داده خواهد شد.

علاوه بر این با توجه به توانایی این نرم افزار در محاسبه خودکار مرخصی و ماموریت پرسنل بر اساس شیفت کاری مختلف، این سیستم از محاسبات دستی اجتناب می کند. این نرم افزار همچنین توانایی کنترل و ثبت تاخیر، غیبت، اضافه‌کاری و ترک محل کار را نیز دارد. تجهیزات حضور و غیاب شامل دستگاه حضور و غیاب و یک نرم افزار است که بر روی دستگاه مورد نظر نصب می گردد. این تجهیزات منجر به نظارت اتوماتیک مدیریت بر روی کارمندان شده و در نتیجه کنترل ساعت کاری افراد را ایمن‌تر می‌سازد. بنابراین، زمان و منابع مورد نیاز برای کنترل حضور افراد و محاسبه حقوق ماهانه آنها کاهش می‌یابد. یکی از محصولات نرم افزاری شرکت مهندسی رایانه امین، ارائه نرم افزار حضور و غیاب است که کلیه خدمات مرتبط با یکپارچه سازی و اتوماسیون حضور و غیاب کارکنان شرکت ها و سازمان ها را شامل می شود. در این بخش به معرفی این نرم افزار و نحوه عملکرد آن بر روی دستگاه های حضور و غیاب سازمان ها می پردازیم.

اتوماسیون حضور و غیاب
نسخه اندروید اتوماسیون حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می کند؟

همانطور که گفته شد تجهیزات حضور و غیاب دیجیتال ساعات کاری کارکنان شرکت را کنترل کرده و ورودی‌ها و خروجی‌ها را نیز ثبت می نماید. به همین دلیل است که به آن یک کنترل‌کننده حضور و غیاب دیجیتال نیز گفته می شود و به طور رسمی به عنوان یک دستگاه ثبت حضور الکترونیکی شناخته می‌شود. نرم افزار حضور و غیاب دیجیتال در واقع برای کنترل کاری سریع‌ و قابل‌اعتماد ایجاد شده است. بر اساس روند کاری این نرم افزار، در آغاز و پایان هر شیفت و حتی در طول زمان استراحت، کارمند حضور خود را در دستگاه حضور الکترونیکی با استفاده از رمز عبور، شناسایی بیومتریک و یا کارت‌های شخصی ثبت می نماید. این داده ها به طور خودکار به نرم‌افزار مدیریت روز کاری منتقل شده و در آن ذخیره می گردد. در پایان هر ماه، بخش منابع انسانی می‌تواند به اطلاعات مفصل در مورد هر یک از کارکنان برای محاسبه حقوق، پاداش و جریمه آنها با توجه به اضافه‌کاری و یا ترک محل کار دسترسی داشته باشد.

فرآیند حضور و غیاب کارکنان چگونه رخ می‌دهد؟

نرم افزار حضور و غیاب از یک یا چند تکنولوژی اعتبارسنجی برای شناسایی این که کدام یک از کارمندان در حال ثبت ورود یا خروج خود هستند استفاده می‌کند. پس از این شناسایی، نام کارمند به فهرست کامل ثبت شده توسط نرم افزار اضافه می گردد. بنابراین، سیستم کنترل حضور کارکنان شرکت، اطلاعاتی در مورد زمان ورود کارکنان و همچنین محاسبه ساعات کار روزانه آن ها را در اختیار مدیریت قرار خواهد داد. همچنین با ذخیره همه داده‌ های حضور، سیستم می‌تواند مجموع هفتگی، ماهانه و سالانه حقوق افراد را محاسبه نماید.

ویژگی اتوماسیون حضور و غیاب

  • سازگاری و ارتباط با انواع دستگاه های ثبت تردد اثر انگشتی، مغناطیسی، بدون تماس و …
  • نظارت بر تردد پرسنل توسط مدیران مربوطه بر اساس چارت سازمانی
  • توانایی ارتباط با سایر سامانه های اتوماسیون اداری و حقوق و دستمزد
  • ارسال پیامک برای اعلام نقص در وضعیت حضور و غیاب و سایر اطلاعات لازم
  • امکان استفاده از نسخه اندرویدی توسط کاربران
  • اتوماسیون کلیه امور مربوط به حضور و غیاب از قبیل درخواست و رسیدگی به انواع احکام حضور وغیاب
  • کنترل مانده مرخصی و اعلام اخطار در صورت نقض محدودیت ها
  • تعریف احکام مختلف حضور وغیاب با قابلیت اعمال کنترل ها و محدودیت های متفاوت
  • پیاده سازی کارتابل های وارده و صادره برای رسیدگی به درخواست های کاربران
  • تعریف سلسه مراتب تایید احکام بر اساس چارت سازمانی یا تایید کنندگان مورد نظر
  • امکان تعریف و ارسال احکام خاص مانند اضافه کار روزانه و تعویض شیفت جهت تایید مدیران مربوطه
  • تعریف انواع شیفت ها وکشیک‌های کاری و شرایط خاص آن ها
  • تقویم تعطیلات رسمی و اختصاصی
  • ثبت کارکرد مستقیم برای پرسنلی که ثبت تردد نمی شوند
  • محاسبه انواع اضافه کاری ها و مزایا به همراه تعیین چارچوب های محاسباتی مربوطه
  • تعریف شرایط محاسباتی و مقررات محاسبه کارکرد به صورت روزانه، ماهیانه و سالیانه
  •  محاسبه هزینه ایاب و ذهاب وتغذیه پرسنل و موارد مشابه
  • تعریف شبکاری، عصر کاری، روزکاری، تعطیل کاری وغیره و اعمال تنظیمات مربوطه به صورت پارامتریک
  • استفاده از مفاهیم مختلف زمان شناور به صورت پارامتریک و محاسبات مربوطه
  • انواع گزارشات کنترلی، روزانه، ماهیانه و سالیانه
  • انواع گزارشات از کلیه احکام درخواستی پرسنل
  • ارایه گزارشات کیفی و مدیریتی از پارامتر های کارکرد برای مقایسه عملکرد قسمت های مختلف
  • قابلیت تعریف قالب نمایش، سر برگ و ته برگ واعمال شرایط لازم برای اخذ گزارشات لازم
  • شخصی سازی گزارشات

تکنولوژی‌های شناسایی در اتوماسیون حضور و غیاب چه هستند؟

تکنولوژی‌ها و ابزارهای به کار رفته در دستگاه ها و نرم افزارهای حضور و غیاب با توجه به هر مدل دستگاه می تواند متفاوت باشد اما همگی آنها دارای مفهوم پایه در سفارشی کردن سوابق حضور و همچنین تایید هویت کارمندان با ثبت حضور آنها می ‌باشند. برخی از رایج‌ترین مشخصه‌ ها برای دستگاه‌ های حضور و غیابی که در بازار موجود هستند عبارتند از:
اتوماسیون حضور و غیاب

استفاده از گذرواژه شخصی برای ثبت هویت در سیستم

اتوماسیون حضور و غیاب

شناسایی افراد با کمک بارکد موجود در کارت شناسایی شخصی

اتوماسیون حضور و غیاب

شناسایی کارکنان با استفاده از کارت rfid , دست‌بند یا دیگر دستگاه‌های مغناطیسی

اتوماسیون حضور و غیاب

شناسایی کارکنان از طریق اثر انگشت

گفتنی است تمامی این ابزارهای شناسایی از یک id منحصر به فرد برای هر یک کارکنان استفاده می کنند که قابلیت کنترل افراد را میسر می سازد. با توجه به تکنولوژی به کارگرفته شده در هر یک از دستگاه های حضور و غیاب، یک یا چند روش شناسایی برای کنترل حضور و غیاب افراد استفاده می گردد.

کارمندان چگونه بدانند که فرآیند ثبت حضورشان در سیستم تکمیل شده است ؟

افراد باید  هنگام ورود و یا خروج از محل کار، هویت خود را با کمک یکی از روش های شناسایی ذکر شده در بخش قبل، در دستگاه به ثبت برسانند هنگامی که هویت در دستگاه به درستی شناسایی شد، صفحه نمایشگر دستگاه پیغامی را به عنوان یک سند حضور به کارمندان نمایش می دهد که نشان دهنده ثبت حضورشان در محل کار است. این تجهیزات معمولاً اسناد حضور را به صورت چاپی در اختیار افراد نمی گذارند اما تمامی داده ها را به طور اتوماتیک در پایگاه داده مطمئن خود به ثبت می رسانند. بنابراین کارگران و یا مدیران آنها می‌توانند با ورود به سیستم مربوطه و یا درخواست گزارش از بخش منابع انسانی تمامی روزهای کاری خود را بررسی نمایند.

اتوماسیون حضور و غیاب

اطلاعات ذخیره شده در نرم افزار حضور و غیاب چگونه قابل‌دسترس است؟

هر حضوری که در دستگاه حضور و غیاب به ثبت می رسد در حافظه ماشین ضبط گشته و فوراً به نرم‌افزار مدیریت این سیستم ارسال می‌شود. بنابراین اطلاعات در هر زمان از هر دستگاه مجاز دیگر که قابلیت اتصال به ماشین و نرم افزار را دارد  قابل ‌دستیابی خواهد بود. همچنین این دستگاه همه چیز را به صورت خودکار محاسبه و ذخیره می کند و دیگر نیاز به  محاسبه دستی میزان کل ساعات کار هر ماه و سال افراد نخواهد بود.

اتوماسیون حضور و غیاب

چه نوع شرکت و یا سازمانی می‌تواند از اتوماسیون حضور و غیاب استفاده نماید؟

هر شرکت و یا سازمانی که دارای بیش از ۱۰ کارگر و یا کارمند است برای کنترل ورود و خروج افراد خود می تواند از این نرم افزار استفاده نماید. به طور کلی ابزار حضور و غیاب الکترونیکی می‌تواند به نفع هر شرکتی با دامنه کاری بزرگ، متوسط و یا کوچک باشد و  منجر به افزایش نظم افراد و بهبود عملکرد آنها در محل کار  گردد.

کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب شرکت مهندسی رایانه امین

همانطور که می دانید اغلب مشکلات موجود در بخش مدیریت سازمان ها مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان است اما داشتن یک نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته و کاربردی می تواند خیلی از این مشکلات را برطرف سازد. در حال حاضر یکی از نیازهای مهم مدیران برای افزایش بهره وری سازمان ها، کنترل و نظارت بر کارکرد پرسنل است، بنابراین اغلب شرکت ها به فکر جایگزینی روش های نوین برای افزایش بهره وری کارکنان خود هستند. گفتنی است نبود نرم افزار حضور و غیاب و یا حتی نرم افزار مرخصی موجب سوء استفاده های زیادی از سوی پرسنل و یا حتی کارفرما در زمان محاسبه حقوق و دستمزد خواهد شد. به این ترتیب مدیران سازمان های بزرگ و کوچک با به کار بردن تکنولوژی های جدید نظیر استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در سیستم اداری خود ، می توانند شاهد صدها ساعت کارکرد بیشتر از سوی کارکنان خود در سال باشند.

نرم افزار حضور و غیاب ارائه شده توسط شرکت مهندسی رایانه امین، یکی از نرم افزارهای حضور و غیاب مطرح در سطح کشور است که  به مدیران سازمان ها و ادارات به راحتی اجازه می دهد تا تردد پرسنل خود را کنترل نمایند و همچنین قوانین مربوط به محاسبه حقوق کارکنان شرکت را در این نرم افزار پیاده سازی کنند. این نرم افزار در کنار کنترل المانهای کارکرد، امکان مشاهده و تصحیح اطلاعات حضور و غیاب را نیز به پرسنل خواهد داد. همچنین در صورت پیاده سازی این نرم افزار مدیران می توانند بر اساس چارت سازمانی خود به صورت لحظه ای و به وسیله کامپیوتر از آخرین تردد کارکنان خود مطلع شوند. در ادامه به مهم ترین کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب شرکت مهندسی رایانه امین خواهیم پرداخت.

اتوماسیون حضور و غیاب
برای آن دسته از سازمان هایی که به خاطر وجود زیر مجموعه های مختلف، دارای پرسنل با سطوح حقوق و ارزیایی عملکرد متفاوت هستند، نرم افزار حضور و غیاب می تواند برای محاسبه دقیق حقوق هر سطحی از کارکنان سازمان بسیار کارآمد باشد. برای مثال در یک بخش از شرکت مبلغ محاسبه اضافه کاری با ضریب n تومان در نرم افزار حضور و غیاب محاسبه و پرداخت می گردد و در شعبه دیگری از شرکت نیز اضافه کاری با ضریب مبلغ m تومان در سیستم حضور و غیاب محاسبه و به کارمندان پرداخت می شود بنابراین استفاده از نرم افزار حضور و غیاب بر اساس قوانین مربوط به هر سطح از سازمان، امکان محاسبات و پرداخت با حداقل خطا و حداکثر سرعت را فراهم می آورد.
اتوماسیون حضور و غیاب
محاسبه ماموریت پرسنل و مرخصی ، از دیگر امکانات فراهم شده در این نرم افزار است که در هر زمان، با استفاده از اطلاعات ورود و خروج که به همراه عکس و مشخصات و حضور پرسنل در نرم افزار ثبت شده است برای مدیران قابل دستیابی خواهد بود. با نصب و راه اندازی این نرم افزار دیگر نیازی به محاسبات دستی حقوق و دستمزد بر اساس میزان غیبت ، کسر کار و یا اضافه کاری نخواهد بود بلکه تمامی این عملیات ها به صورت خودکار صورت می گیرد که این امر منجر به سهولت در محاسبه حقوق در حداقل زمان خواهد شد.
اتوماسیون حضور و غیاب
برای سنجش کارایی پرسنل سازمان نیاز به مدیریت و نظارت بر روی عملکرد تک تک اعضای سازمان است و به همین جهت مدیران فعال در تلاش هستند تا با استفاده از تکنولوژی روز دنیا و بر اساس اطلاعات و گزارشات استاندارد ، عملکرد کارمندان خود را بررسی نمایند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب این شرکت می توان به راحتی اطلاعات مفیدی از ریز کارکرد پرسنل ، تعداد روزهای مرخصی، ساعات ورود و خروج ، مانده مرخصی و هر نوع گزارش دیگر را به دست آورد. لازم به ذکر است کارشناسان شرکت مهندسی رایانه امین تمامی اطلاعات مورد نیاز شما را بر مبنای الگوها و فرمت تنظیم شده مورد نظرتان تهیه می کند.