سیستم گزارش تردد پرسنل چیست؟
امروزه بسیاری از سازمان‌ها به منظور نظارت دقیق بر کارایی و بهره وری کارکنان خود به سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب نیاز دارند. این سیستم‌ها، امکانات متنوعی از مدیریت منابع انسانی را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهند. یکی از آن‌ها، ایجاد گزارش‌های متنوع تردد پرسنل در بخش‌های مختلف سازمان است. در واقع کنترل تردد پرسنل در سازمان، به دو بخش تقسیم میشود: در بخش اول، هویت افراد از طریق دستگاه تشخیص پارامترهای بیومتریک یا کارتخوان مشخص میشود. در بخش دوم، از طریق نرم افزار کنترل تردد این هویت پردازش شده و مجوز ورود یا عدم ورود افراد به محلهای تحت کنترل صادر میشود.
تمامی‌اطلاعات هر دو بخش، در سیستم حضور و غیاب ثبت میشود. مدیریت میتواند با استفاده از ماژول گزارش‌ساز سیستم، انواع گزارشات تردد پرسنل چه به صورت فردی و چه به صورت لیستی را مشاهده، تجزیه و تحلیل نماید.
گزارش تردد پرسنل را می‌توان به صورت بلادرنگ، آفلاین، در زمان‌های مختلف مانند روز، ماه یا سال، به تفکیک پرسنل یا لیستی، به شکل جدولی، نموداری یا گرافیکی توسط سیستم گزارش‌ساز ارائه کرد. در ادامه به بررسی هریک از این موارد می‌پردازیم.
۱- گزارش تردد پرسنل : بلادرنگ / آفلاین
در مدل بلادرنگ، به محض این‌که شخص از دستگاه کارت خوان استفاده میکند، اطلاعات هویتی و پرسنلی آن در سیستم نمایش داده میشود. این مدل میتواند براساس
محلهای تحت کنترل که این دستگاهها در ورودی آن‌ها نصب است، تنظیم شود. برای مثال، اپراتور میتواند تردد افراد سازمان را به صورت بلادرنگ در یک یا در تمام محلهای تحت کنترل نظارت و مدیریت کند. در برخی از سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب این امکان برای کارکنان سازمان وجود دارد که در هرجایی به غیر از سازمان که باشند، یا اصطلاحا دورکار باشند، بتوانند زمان شروع و پایان کار خود را تنظیم کنند و مدیر نیز میتواند این زمان‌ها را کنترل و مدیریت کند.
همچنین این امکان فراهم شده‌است که سازمان‌ها بدون صرف هزینه برای تهیه دستگاه‌های سخت افزاری، اقدام به ثبت ورود و خروج پرسنل نمایند. در این روش مدیر سیستم با استفاده از موقعیت جغرافیایی مکان‌های مورد نظر، دستگاه ساعت مجازی تعریف میکند و اطلاعات تردد پرسنل با قرار‌گیری در این نقاط، از طریق نرم‌افزار موبایل حضور و غیاب ثبت میشود. اخیرا برخی از نرم افزار‌های حضور و غیاب براساس فناوری ابری به مشتریان خود خدمت ارائه می‌کنند. بدین صورت که پرسنل سازمان‌هایی که از این خدمات استفاده می‌کنند، دیگر نیازی به زدن پانچ یا کارت برروی دستگاه ندارند. بلکه فقط کافی است نرم افزار مربوطه را بر روی تلفن‌همراه خود نصب کنند و سپس با استفاده از QR کد سازمان که به جای دستگاه ساعت نصب میشود، مجوز تردد کسب کنند.
در حالت آفلاین، اپراتور علاوه بر محلهای تحت کنترل، میتواند گزارش تردد را براساس تاریخ و زمان ورود / خروج افراد تنظیم کند. در هر دو حالت نمودارهای گرافیکی به منظور درک بهتر و همچنین سهولت در تجزیه و تحلیل اطلاعات تردد، در دسترس است. معمولا این نمودارها قابلیت ویرایش دارند و بسته به نیاز سازمان، قابل تغییر هستند.
۲- گزارش تردد پرسنل : به تفکیک لیستی / پرسنلی
در بسیاری از سازمان‌ها، به منظور درک بهتر از عملکرد نیروی انسانی، گزارش تردد به صورت لیستی و براساس چارت درون سازمانی انجام میشود. بدین صورت که برای مدیر هر بخش این امکان وجود دارد تا از پرسنل مربوط به مجموعه خودش گزارش دریافت کند. همچنین این گزارش میتواند به صورت مشروح و بصری با ارائه آمار و مقایسه آن با زمان‌های دلخواه باشد.
انواع گزارش تردد پرسنل
گزارش تردد پرسنل چه به صورت آنلاین/ آفلاین و چه به صورت لیستی/ پرسنلی اطلاعات متنوعی را شامل میشود. از جمله گزارش تردد پرسنل روزانه، ماهیانه، امکان مرتب سازی گزارش براساس نام و نام خانوادگی، شماره پرسنلی، شماره استخدامی، سال استخدام می‌باشد. همچنین نوع امکان ویرایش اطلاعات تردد به صورت فردی و لیستی همچنین قابلیت تهیه خروجی Excel ،PDF و Word از گزارش‌های چاپی است.
بخش دیگری از گزارشات تردد پرسنل به اشکلات تردد اختصاص دارد، در این بخش، اطلاعات افراد غایب و ترددهای ناقض افراد قابل مشاهده‌است. امکان ویرایش یا حذف این اطلاعات براساس مجوز مدیر وجود دارد. در برخی از سیستم‌های گزارش‌ساز، یک صفحه مجزا به نام داشبورد نیز وجود دارد که اطلاعات تردد پرسنل را به صورت بصری با ارائه نمودارها و اشکال گرافیکی نمایش می‌دهد. در این صفحه امکان ویرایش نمودارها، ایجاد نمودارهای مقایسه‌ای در دوره‌های دلخواه، قابلیت انتخاب پارامترهای حضور و غیاب به دلخواه، به تفکیک روزانه و ساعتی وجود دارد. صفحه داشبورد در تجزیه و تحلیل عملکرد تردد پرسنل به مدیران کمک شایانی میکند.
نتیجه‌گیری
یکی از ویژگی‌های مهم سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب، حفظ و حراست از افراد، دارایی‌ها و اموال سازمان در برابر تردد افراد غیر مجاز است. به همین علت، در این سیستم‌ها، امکان ثبت و گزارش‌گیری از تردد پرسنل و افراد وجود دارد. امکان گزارش‌گیری روزانه، دوره‌ای، ماهیانه، به صورت بلادرنگ/ آفلاین به تفکیک پرسنل/ لیستی، ویرایش و یا حذف اطلاعات ترددهای ناقص و نمایش بصری اطلاعات تردد همچنین ثبت تردد افراد در زمان دورکاری یا امکان تعریف دستگاه ساعت مجازی نیز از قابلیتهای این بخش از سیستم حضور و غیاب است. تجزیه و تحلیل اطلاعات در این گزارش‌ها منجر به درک بهتر از عملکرد پرسنل و حفظ امنیت سازمان میشود.
معرفی شرکت رایانه امین
شرکت مهندسی رایانه امین با بیش از دو دهه سابقه در زمینه عرضه سیستم‌های مرتبط با منابع انسانی، با نام تجاری نرم افزار نیما، به منظور کنترل هوشمند تردد افراد در سازمان، زیرسیستم گزارشات تردد را ارائه کرده است. این زیر سیستم در واقع شامل دو بخش است، در بخش اول، اپراتور با انتخاب محلهای تحت کنترل و تاریخ دلخواه میتواند به صورت انفرادی یا گروهی، مشروحی از اطلاعات تردد افراد به سازمان را مشاهده کند.
در بخش داشبورد، گزارش مشروح به صورت بصری به همراه نمودارها و اشکال گرافیکی قابل مشاهده است. امکان نظارت بلادرنگ/ آفلاین بر ترددها، ثبت اطلاعات تردد در زمان دورکاری افراد، تعیین دستگاه ساعت مجازی، طبقه‌بندی افراد و اماکن تحت کنترل همچنین تعیین زمانبندی دسترسی به این اماکن، متناسب با نیاز سازمان‌ها از دیگر
قابلیتهای این زیرسیستم است.
برای دریافت مشاوره رایگان جهت ایمن سازی و کنترل دسترسی محل فعالیت خود با ما تماس بگیرید.
