- نرم افزار یکپارچه منابع انسانی (نیما)
- 02186044975
- 09122240449
مرخصی وماموریت پرسنل
مرخصی و مأموریت پرسنل: راهنمای جامع حقوقی و مدیریتی
در دنیای منابع انسانی، مدیریت صحیح مرخصیها و مأموریتهای پرسنل نهتنها به حفظ بهرهوری سازمان کمک میکند، بلکه نقش مهمی در رضایت شغلی و سلامت روان کارکنان دارد. این مقاله با نگاهی تخصصی به انواع مرخصیها، مأموریتهای اداری، قوانین مرتبط و راهکارهای اجرایی، به مدیران و کارشناسان منابع انسانی کمک میکند تا سیاستهای مؤثرتری در این زمینه تدوین کنند.
- انواع مرخصی در نظام اداری ایران
مرخصیها بهطور کلی به دو دسته با حقوق و بدون حقوق تقسیم میشوند. در ادامه، مهمترین انواع آنها را بررسی میکنیم:
- مرخصی استحقاقی
مرخصی استحقاقی یکی از حقوق پایهای کارکنان در قانون کار ایران است که بهمنظور استراحت و تجدید قوای جسمی و روحی در نظر گرفته شده است. طبق ماده ۶۴ قانون کار، هر کارگر با یک سال سابقه کار، حداقل ۳۰ روز مرخصی استحقاقی با حقوق در سال دارد که شامل ۲٫۵ روز در ماه میشود. استفاده از این مرخصی نیازمند هماهنگی با واحد منابع انسانی و تأیید مدیر مربوطه است و معمولاً بهصورت روزانه یا ساعتی قابل ثبت در سیستمهای حضور و غیاب میباشد.
- مرخصی استعلاجی
مرخصی استعلاجی یکی از حقوق قانونی کارکنان در قانون کار ایران است که در صورت بیماری یا نیاز به درمان پزشکی، با ارائه گواهی معتبر از پزشک معتمد سازمان یا تأمین اجتماعی قابل استفاده است. این نوع مرخصی مشمول پرداخت حقوق از سوی سازمان تأمین اجتماعی بوده و در صورتی که کارگر شرایط بیمهای لازم را داشته باشد، مدت آن جزو سوابق کاری محسوب میشود و در محاسبه سنوات، بازنشستگی و مزایا لحاظ میگردد.
- مرخصی بدون حقوق
مرخصی بدون حقوق یکی از انواع مرخصیهای مجاز در قانون کار ایران است که به کارکنان اجازه میدهد در صورت نیاز شخصی یا شرایط خاص، برای مدت معین از محل کار غیبت داشته باشند بدون آنکه حقوق یا مزایای دوره غیبت را دریافت کنند. این نوع مرخصی معمولاً با درخواست کتبی کارمند و تأیید مدیریت منابع انسانی یا مقام مافوق صادر میشود و مدت آن بسته به توافق طرفین و آییننامه داخلی سازمان میتواند از چند روز تا چند ماه متغیر باشد.
- مرخصی زایمان و پاس شیر
مرخصی زایمان و پاس شیر از حقوق قانونی مادران شاغل در ایران هستند که با هدف حمایت از سلامت مادر و نوزاد در قانون کار و آییننامههای اجرایی تعریف شدهاند. مرخصی زایمان طبق ماده ۷۶ قانون کار به مدت ۹ ماه به زنان شاغل تعلق میگیرد و در این مدت، حقوق و مزایا از طریق سازمان تأمین اجتماعی پرداخت میشود، مشروط به داشتن سابقه بیمه کافی. این مرخصی جزو سوابق کاری محسوب شده و پس از پایان آن، کارفرما موظف است سمت شغلی قبلی یا مشابه را به کارگر بازگرداند. از سوی دیگر، پاس شیر یا مرخصی شیردهی، به مادران دارای فرزند زیر دو سال تعلق میگیرد و شامل یک ساعت مرخصی روزانه است که معمولاً در ابتدای یا انتهای شیفت کاری استفاده میشود. این زمان جزو ساعات کاری محسوب شده و هیچگونه کسر حقوقی بابت آن اعمال نمیگردد.
- مرخصی ساعتی
یکی از انواع مرخصیهای پرکاربرد در سیستمهای حضور و غیاب است که به کارکنان اجازه میدهد در بازهای محدود از ساعات کاری روزانه، به دلایل شخصی یا اداری از محل کار خارج شوند بدون اینکه کل روز بهعنوان مرخصی ثبت شود. این نوع مرخصی معمولاً برای مراجعات پزشکی، امور بانکی، یا مسائل خانوادگی کوتاهمدت مورد استفاده قرار میگیرد. مرخصی ساعتی در واقع از سهمیه مرخصی استحقاقی سالانه فرد کسر میشود و یک حق مستقل نیست. میزان مجاز استفاده از مرخصی ساعتی در ماه یا سال بهصورت عددی در قانون مشخص نشده، اما سازمانها میتوانند با تدوین آییننامه داخلی، سقف مشخصی برای آن تعیین کنند؛ مثلاً حداکثر ۴ ساعت در هفته یا ۲۰ ساعت در ماه.
- مرخصی تشویقی
مرخصی تشویقی نوعی مرخصی اختیاری و غیرالزامی است که از سوی سازمان بهعنوان پاداش یا قدردانی بابت عملکرد مثبت، مشارکت در پروژههای خاص، یا تحقق اهداف کلیدی به کارکنان اعطا میشود. برخلاف مرخصی استحقاقی که بر اساس قانون کار دارای سقف مشخص و انباشتپذیر است، مرخصی تشویقی معمولاً در قالب آییننامههای داخلی سازمان تعریف میشود و شرایط اعطای آن بسته به سیاستهای منابع انسانی متغیر است.
- مرخصی اضطراری
مرخصی اضطراری برای مواقعی در نظر گرفته شده که کارمند بهطور ناگهانی با شرایط خاص یا بحرانی مواجه میشود؛ مانند بیماری شدید خود یا اعضای خانواده، حوادث غیرمنتظره یا مسائل شخصی فوری. این نوع مرخصی معمولاً با اطلاع فوری و بدون نیاز به برنامهریزی قبلی اعطا میشود.
- مرخصی فوت منسوبین
در صورت فوت بستگان درجه یک یا دو، کارمند میتواند از مرخصی فوت استفاده کند. این مرخصی برای فراهمکردن فرصت سوگواری، حضور در مراسم خاکسپاری و همراهی با خانواده در شرایط دشوار در نظر گرفته شده و معمولاً چند روز کاری را شامل میشود.
- مرخصی ازدواج
کارمندانی که ازدواج میکنند، میتوانند از مرخصی ازدواج بهرهمند شوند. این مرخصی برای انجام مراسم ازدواج، سفر ماهعسل یا رسیدگی به امور اداری مرتبط با ازدواج اعطا میشود و معمولاً بهصورت محدود و با ارائه مدارک رسمی قابل استفاده است.
- مرخصی تولد فرزند برای پدران
پدران پس از تولد فرزند میتوانند از مرخصی کوتاهمدت برای همراهی با همسر و مراقبت از نوزاد تازهمتولدشده استفاده کنند. این مرخصی بهمنظور حمایت از نقش پدری و تقویت بنیان خانواده در روزهای ابتدایی تولد کودک طراحی شده است.
- مرخصی اهدایی
در برخی سازمانها، کارمندان میتوانند بخشی از مرخصی خود را به همکارانی که با شرایط خاص یا بیماری مواجه هستند اهدا کنند. این نوع مرخصی نشاندهنده همدلی و حمایت جمعی در محیط کاری است و معمولاً با موافقت مدیریت انجام میشود.
- بازخرید مرخصی
بازخرید مرخصی به معنای دریافت وجه نقد در ازای مرخصیهای استفادهنشده است. در پایان سال یا هنگام قطع همکاری، کارمند میتواند درخواست کند که مرخصیهای باقیماندهاش بهصورت مالی محاسبه و پرداخت شود.
- مرخصی تحصیلی
کارمندانی که قصد ادامه تحصیل دارند، میتوانند از مرخصی تحصیلی استفاده کنند. این مرخصی معمولاً بلندمدت است و با هدف ارتقاء سطح علمی و تخصصی فرد اعطا میشود، مشروط به موافقت سازمان و ارائه مدارک معتبر آموزشی.
- مرخصی در سیستمهای حضور و غیاب
در سیستمهای حضور و غیاب پیشرفته، مدیریت مرخصی بهعنوان یکی از زیرسیستمهای حیاتی منابع انسانی، با بهرهگیری از الگوریتمهای زمانبندی و قواعد سازمانی پیادهسازی میشود. این سیستمها معمولاً دارای ماژولهایی برای تعریف انواع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، تشویقی، بدون حقوق و غیره) هستند که با سیاستهای سازمانی مانند سقف مجاز، نحوه انباشت، انتقال بین دورهها و تأیید سلسلهمراتبی همراستا میشوند. درخواستهای مرخصی از طریق پورتالهای کاربری ثبت شده و پس از طی فرآیند تأیید، بهصورت خودکار در پایگاه داده حضور و غیاب ثبت میگردند. این اطلاعات در محاسبه حقوق و مزایا، گزارشگیری مدیریتی، و تحلیل بهرهوری نیروی انسانی نقش کلیدی دارند. برخی سیستمها حتی با تقویم کاری، شیفتبندی و ماژولهای ERP یکپارچه شدهاند تا کنترل دقیقتری بر منابع انسانی فراهم شود.
- مأموریت اداری
مأموریت اداری به اعزام موقت کارمند به محل یا سازمان دیگر برای انجام وظایف خاص اطلاق میشود. این مأموریتها باید با حکم رسمی و مشخصات دقیق انجام شوند. ماموریت شامل موارد زیر است:
- درونسازمانی: بین واحدهای یک سازمان.
- برونسازمانی: به سازمان یا اداره دیگر.
- بیناستانی یا بینالمللی: با شرایط خاص و مجوزهای ویژه.
- ماموریت آموزشی: اعزام کارمند برای شرکت در دورهها، کارگاهها یا سمینارهای تخصصی
- ماموریت بازرسین: اعزام بازرسین سازمانها برای بررسی عملکرد واحدها، نظارت بر اجرای مقررات یا ارزیابی پروژهها.
- ماموریت در سیستمهای حضور و غیاب
در فرآیند مأموریت اداری، صدور حکم مأموریت با ذکر دقیق تاریخ شروع و پایان، محل مأموریت و هدف سازمانی آن، نخستین گام رسمی و حقوقی محسوب میشود که مبنای ثبت و پیگیریهای بعدی در سیستم منابع انسانی قرار میگیرد. این حکم باید مطابق با آییننامه مأموریت سازمان تنظیم شود تا پرداخت هزینههای مرتبط مانند ایابوذهاب، اقامت و تغذیه بهصورت شفاف و قابل استناد انجام گیرد. ثبت مأموریت در سامانه حضور و غیاب یا سیستم منابع انسانی، علاوه بر مستندسازی، از تداخل با مرخصیهای ساعتی یا روزانه جلوگیری کرده و امکان محاسبه دقیق کارکرد، مزایا و گزارشگیری مدیریتی را فراهم میسازد. این رویکرد تخصصی، ضمن رعایت الزامات قانونی، موجب افزایش بهرهوری و شفافیت در مدیریت مأموریتهای سازمانی میشود.
- احکام مرخصی و ماموریت پرسنل در نرم افزار نیما
نرمافزار نیما یکی از راهکارهای جامع در حوزه مدیریت منابع انسانی است که با تمرکز بر اتوماسیون حضور و غیاب، فرآیندهای مرتبط با احکام مرخصی و مأموریت را بهصورت دقیق و قابل شخصیسازی پیادهسازی میکند. در این سیستم، صدور حکم مأموریت با جزئیاتی مانند تاریخ شروع و پایان، محل مأموریت و هدف سازمانی انجام میشود و پس از تأیید مدیر مربوطه، بهصورت خودکار در پایگاه داده ثبت میگردد. این حکم مبنای محاسبه حقوق و مزایا و گزارشهای مدیریتی خواهد بود. در بخش مأموریت، نرمافزار نیما امکان تعریف آییننامههای پرداخت هزینهها را نیز فراهم کرده است؛ بهطوریکه هزینههای ایابوذهاب، اقامت و تغذیه بر اساس نوع مأموریت و محل اعزام، بهصورت خودکار محاسبه و در سیستم مالی سازمان لحاظ میشود. این اطلاعات با سایر ماژولها مانند حسابداری و کارگزینی نیز قابل اتصال و همگامسازی هستند.
در مورد مرخصی، نیما قابلیت تعریف انواع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق، تشویقی و غیره) را دارد و کاربران میتوانند از طریق پنل کاربری درخواست خود را ثبت کنند. سیستم با بررسی مانده مرخصی، تقویم کاری، شیفتبندی و تأیید سلسلهمراتبی، وضعیت مرخصی را پردازش کرده و در گزارشهای حضور و غیاب لحاظ میکند. این فرآیند از تداخل با مأموریتها یا سایر غیبتها جلوگیری کرده و شفافیت اداری را افزایش میدهد.
در مجموع، استفاده از نرمافزار نیما در مدیریت احکام مرخصی و مأموریت، نهتنها موجب کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در محاسبات میشود، بلکه با ایجاد یکپارچگی بین واحدهای منابع انسانی، مالی و مدیریتی، بهرهوری سازمان را بهطور چشمگیری ارتقاء میدهد.
جمعبندی
مدیریت مرخصی و مأموریت در سازمانها نقش حیاتی در بهرهوری منابع انسانی و رعایت حقوق کارکنان دارد. انواع مرخصیها از جمله استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق، ساعتی، تشویقی، زایمان و پاس شیر، هرکدام دارای ضوابط قانونی و آییننامهای خاصی هستند که باید بهدرستی ثبت، تأیید و پردازش شوند. مأموریت نیز با صدور حکم رسمی، پرداخت هزینههای مرتبط و ثبت دقیق در سیستم منابع انسانی، از تداخل با مرخصیها جلوگیری میکند. نرمافزارهای تخصصی مانند نیما با ارائه ماژولهای هوشمند، امکان تعریف، کنترل و گزارشگیری دقیق این فرآیندها را فراهم میسازند و با یکپارچگی با سایر واحدهای سازمانی، شفافیت اداری، رضایت کارکنان و انطباق با مقررات را تضمین میکنند.