ویژگی کنترل مراجعین

امروزه شاهد اجرای پروژه های متعددی در سازمانها با موضوع امنیت هستیم از دوربین های مدار بسته گرفته تا قفلهای الکترونیکی ، گیتهای نفر و خودرو به همراه دستگاههای گشت و نگهبانی نیز اخیرا به این مجموعه ها اضافه شده است . لیکن متاسفانه هر یک از این پروژه ها در قالب جزایری مستقل شکل می گیرند که تقریبا با فقدان ارتباط اطلاعاتی مواجه بوده و ارزش افزوده های مورد انتظار سازمان را محقق نمی کنند.

کنترل تردد به شکل سنتی اش (سخت افزاری) تنها یک پاسخ عملی برای تعدادی معدود از درها است چون پیچیدگی نصب و سیم کشی زیاد و تو در توی آن موجب افزایش هزینه اجتناب پذیر می گردد و به عنوان یک راه کار جایگزین، سازمانها خواستار سیستمی هستند که بتواند تا حد امکان درهای زیادی را تحت پوشش قرار دهد.

از طرفی هم اکنون بسیاری از سازمانها به منظور ارتقاء امنیت ، به مجموعه ای از تجهیزات مجهز شده اند که تعدد این موجودیتها و استقلال عمل آنها موجب بروز مشکلات متعددی در مدیریت آنها شده است.

لذا بایستی در هر راهکار پیشنهادی موضوع تجمیع و یکپارچه سازی موجودیتهای فوق الذکر مورد توجه قرار گیرد چرا که در غیر این صورت نه تنها مشکلی حل نخواهد شد ، بلکه مشکلات جدیدی برای مدیران حفاظت فیزیکی و حراست سازمانها حادث خواهد گردید. در صورتیکه با رعایت برخی اصول پایه ای می توان ضمن تضمین ارتباط تمامی تجهیزات با یکدیگر در جهت مدیریت جامع کنترل تردد حرکت نموده و از صرف هزینه های هنگفت ممانعت کرد.

با توجه به مدیریت تردد در ساختمان های هر مجموعه به صورت مستقل و همچنین کنترل مراجعات ارباب رجوع که در حال حاضر در مجموعه ها به صورت دستی و کاغذی انجام می گردد، این امکان در نرم افزار نیما فراهم گردیده است تا به صورت مکانیزه تمام مراجعات به یک مجموعه مدیریت ، کنترل ، رهگیری و گزارش گیری گردد. امکانات ارائه شده در زیر سیستم کنترل مراجعین نرم افزار نیما به صورت مختصر بشرح ذیل می باشد :

  • تقسیم بندی دسترسی به کنترل مراجعین در سه سطح : راهبر اصلی ، نگهبانان و ملاقات شوندگان
  • امکان پذیرش مراجعه کنندگان به صورت مهمان ، پرسنل آن مجموعه و همچنین پرسنل شرکت های پیمانکار
  • امکان نمایش اطلاعات پرسنل مجموعه جهت ورود به ساختمان دارای سیستم کنترل مراجعین با درج کد ملی
  • امکان ثبت اطلاعات مراجعه کننده بصورت میهمان در اولین مراجعه و بازیابی اطلاعات در مراجعات بعدی با کد ملی
  • امکان ثبت اطلاعات پرسنل شرکت های پیمانکار مجموعه به صورت کامل همراه با نام شرکت در اولین مراجعه و بازیابی اطلاعات در مراجعات بعدی با درج کد ملی
  • امکان استفاده از سیستم کنترل مراجعین هم در مجموعه های دارای گیت های کنترل تردد و هم بدون دارا بودن گیت
  • امکان تعریف شماره کارت های تردد میهمان در سیستم
  • کنترل شماره کارت مراجعه کننده قبلی هنگام تخصیص همان شماره کارت به مراجعه کننده دیگر
  • کنترل شماره کارت قابل تخصیص به مراجعه کننده از شماره های تعریف شده در سیستم
  • امکان معرفی ملاقات شونده به مراجعه کننده و اخذ تائیدیه ملاقات هنگام ثبت خروج
  • امکان ایجاد پیش پذیرش توسط ملاقات شوندگان که در سیستم مراجعه به آنها با وقت قبلی امکان پذیر است
  • اعلام هشدار به نگهبان برای پذیرش میهمانانی که مراجعه به ملاقات شونده آنها فقط با وقت قبلی مقدور است.
  • امکان تخصیص مدرک دریافت شده از مراجعه کننده در پذیرش صورت گرفته
  • امکان تعریف همراهان و تخصیص کارت به هریک در هر پذیرش
  • ایجاد توضیحات لازم در هر فرم پذیرش جهت مشاهده ملاقات شونده و یا نگهبان خروج
  • اعلام تائید ملاقات توسط ملاقات شونده
  • رهگیری مراجعه کنندگان توسط نگهبانان و راهبر اصلی سیستم با امکان نمایش زمان پذیرش ، زمان ورود ، زمان تائید ملاقات، زمان خروج و زمان تائید خروج توسط نگهبان
  • گزارش گیری از مراجعات صورت گرفته در مجموعه